Het favoriete verjaardagscadeau van mijn zoon is LEGO. Hij kan eindeloos constructies bouwen en vooral ook weer slopen, om van de onderdelen weer nieuwe combinaties te verzinnen en niet-bestaande ruimtevaartuigen te maken.

Terwijl ik hem daarmee aan de slag zag, realiseerde ik me ineens dat voor LEGO dezelfde principes gelden als voor time management.

Hoeksteen

Time management heeft, net als LEGO, een belangrijke hoeksteen. De hoeksteen van time management is het beginsel “Doe het één keer”, een principe dat in een ander artikel verder wordt uitgelegd.

Maar wat heeft dat nu te maken met LEGO?

Lees verder →

Onlangs hoorde ik de volgende opmerking: “Dit is zo simpel, mensen geloven vast niet dat het werkt.”

Die opmerking is ook van toepassing op het Pareto-principe. Het is bijzonder eenvoudig en op allerlei terreinen toepasbaar, maar mensen verliezen het vaak uit het oog.

Dat leek mij een goede reden om een animatie te maken over het Pareto-principe, zodat mensen binnen 3 minuten kunnen leren wat het principe eigenlijk inhoudt, waar het vandaan komt en hoe je het zelf kunt gebruiken om prettiger te dokteren door slimmer te organiseren.

Doe er dus je voordeel mee!

Ik kreeg van een aantal lezers de vraag hoe ik deze animatie had gemaakt. Hiervoor gebruik ik het programma Sparkol Videoscribe. Bij Sparkol kun je die software een week lang gratis testen zonder verplichtingen. Leuk om een presentatie een keer op een andere manier aan te pakken!

Navigatie

Home › Time management › Het Pareto principe – de film

Ken je het gevoel dat je geen overzicht meer hebt over je werk? Dat je hoofd vol zit met allerlei dingen die gedaan moeten worden? Dat je door de bomen het bos niet meer ziet?

De momenten waarop je jezelf afvraagt: “Hoe maak ik mijn hoofd leeg?”

Verlies van overzicht over je werk is de belangrijkste reden van werkdruk.

Maar hoe komt het dat een vol hoofd zo verlammend werkt? Om die vraag te beantwoorden, maken we een uitstapje naar het circus.

Leeuwentemmers en time management

Leeuwentemmers gebruiken een stoel om de leeuw in bedwang te houden. Ze houden de stoel vast bij de leuning en steken de vier poten uit naar de leeuwenkop.

De leeuw wil uithalen naar een stoelpoot, maar er dansen vier poten vlak voor zijn ogen heen en weer.

Zijn blik gaat van poot naar poot, maar hij kan geen keuze maken en doet dus uiteindelijk niets.

Iets soortgelijks gebeurt met ons mensen als we geen overzicht meer hebt over ons werk.

Je start met de ene taak, maar dan schiet je een andere te binnen die je eigenlijk al af had moeten hebben. Om dat probleem op te lossen, moet je iets opzoeken in je mailbox. Als je die opent, blijken net een paar nieuwe mailtjes te zijn binnengekomen. In die mails staan nog een paar klussen die je moet doen en die er dus bij komen. En zo gaat het maar door. Lees verder →

De takenlijst is een van de minst populaire onderdelen van time management. Sommige mensen zijn er dol op, maar anderen vinden hem verschrikkelijk en de meeste mensen die ik ken worden heen en weer geslingerd tussen die twee uitersten.

Het grootste probleem van de takenlijst, of “to do list”, is dat je er gemakkelijk de controle over verliest.

Als je even niet oplet, staat je lijst vol met hardnekkige taken waar je wekenlang niet aan toekomt en verlies je de moed om er nog iets op te zetten. Je lijst is dan een kerfstok geworden van het achterstallige werk dat je nog niet hebt afgerond.

In dit artikel lees je de vijf meest gestelde vragen over de takenlijst en krijg je vijftien tips voor de ultieme takenlijst. Daarmee kun je de baas blijven van je eigen takenlijst, die dan ineens een erg handig hulpmiddel blijkt te zijn.

Welk systeem moet ik gebruiken?

Tip 1: Gebruik één systeem.

Als het ene systeem niet bevalt, houden veel mensen er nog een tweede op na. En dan een derde…

Geef niet toe aan die verleiding en gebruik één systeem. Als je huidige systeem niet bevalt, stop er dan mee en stap over op een ander.

Alleen op die manier ben je er zeker van dat je geen taken over het hoofd ziet. Als je twee (of meer…) lijsten gebruikt, verspil je tijd aan het overschrijven of synchroniseren van je systeem. Houd het bij één systeem zodat je het overzicht bewaart. Lees verder →

Het verwerken van mail is een grote tijdvreter en alle hulp daarbij is welkom. Een van de beste dingen die je kunt doen met oneigenlijke en tijdrovende taken is automatiseren. Waarom zou je hiervoor geen gebruik maken van de geavanceerde functies die toch al in je email-programma zitten? Door slimme regels in te stellen, wordt je mail automatisch voor je gesorteerd en kun je je beter bezighouden met datgene waar het om gaat: de inhoud van de mail.

Tegenwoordig kun je de functie “Mail filteren” terugvinden in vrijwel alle e-mailprogramma’s, maar ook in webmail, zoals GMail en Hotmail. De functie heeft soms een iets andere naam en kan nogal verstopt zijn, maar als je goed kijkt kun je hem meestal wel vinden.

“Mail filteren” kun je gebruiken door regels op te stellen voor het automatisch sorteren en zelfs verwijderen van je binnenkomende mail. Als je er 10 minuten voor gaat zitten, kun je al een aantal nuttige sorteerregels instellen. Lees verder →