Je hebt de eerste stappen gezet naar een gezond time management: Je hebt je overbodige werkzaamheden geschrapt. Taken die niet bij jou horen, ben je gaan delegeren.

Toch ligt er waarschijnlijk nog steeds een stapel werk op je te wachten. Per activiteit zul je nu moeten beslissen: ga ik deze taak meteen doen? Ga ik hem plannen? Of is er een derde manier?

Deze time management tips helpen je om slim om te gaan met de verschillende soorten klussen.

De vijf-minuten-regel: doen

Een handige regel in time management is de zogenaamde vijf-minuten-regel. De regel zegt: Als je een taak binnen vijf minuten kunt afhandelen, doe dat dan meteen. Het kost minder moeite om de taak meteen uit te voeren dan te gaan inplannen in je agenda. Bovendien ben je geen mentale energie meer kwijt aan een taak die je hebt afgehandeld.

Denk hierbij aan het verwerken van uitslagen, het typen van een antwoord op een mail of het plegen van een telefoontje. Ook het lezen van verslagen kan meestal binnen vijf minuten.

Projecten: plannen

Een project is een doelgerichte activiteit die uit meer dan één stap bestaat. Veel van ons dagelijks werk is dus eigenlijk een project.

Promotieonderzoek is een project, maar ook het terugdringen van vrijheidsbeperkende maatregelen in een zorginstelling, het opstellen van een nieuw formularium of het voorbereiden van een referaat.

Als je werkt aan een project, gebruik je doorgaans een planning. Je reserveert ruimte in je agenda om aan het project te werken en werkt stap voor stap naar het eindresultaat.

Projecten doe je vaak in een groep, soms alleen. Het werken in een groep heeft als voordeel dat je een gezamenlijke planning maakt. Daardoor rust er een morele plicht op de projectleden om zaken goed voor te bereiden en afspraken na te leven.

Bij een project dat je alleen doet, is die morele plicht er niet en krijgt het project nogal eens de laagste prioriteit als het druk wordt.

Als de tijd die je reserveert voor het project steeds opgeslokt wordt door spoedgevallen, lukt het je nooit om het project binnen de tijd af te ronden. Respecteer daarom de tijd die je voor het project opzij hebt gezet!

Jij hebt de grootste verantwoordelijkheid in het naleven van je eigen planning, anderen zullen jouw agenda nooit serieuzer nemen dan je die zelf neemt.

 

De takenlijst: het schemergebied

In de geneeskunde zijn de schemergebieden met de grijstinten het meest ingewikkeld. Dat is niet anders bij time management. Sommige taken zijn te groot om binnen vijf minuten af te handelen, maar te klein om speciaal in de agenda in te plannen. Wat nu te doen?

Gebruik voor dit soort klussen de takenlijst of to-do-list.

De takenlijst is eigenlijk een lijst met werkzaamheden die je nog moet doen, maar die je niet binnen vijf minuten krijgt afgehandeld. Gedurende de dag vul je de lijst met taken die je op een later moment afwerkt en doorstreept. (Een heerlijk gevoel!)

Een paar voorbeelden van onderdelen van een takenlijst:

• Het terugbellen van een collega die in gesprek was: Het eerste telefoontje duurde minder dan vijf minuten (conform de vijfminutenregel), maar dat kwam doordat de collega er niet was. Op dat moment kun je het telefoontje niet meer binnen vijf minuten afhandelen, maar het hoeft ook niet in de agenda te worden ingepland. Dus gaat het naar de takenlijst.
• Het aanvragen van een CT-scan na de grote visite: Tijdens de grote visite is besloten om de scan aan te vragen, daarna ging de visite verder. Je hebt een aantekening gemaakt in je takenlijst en na de visite werk je alle afspraken af en vraagt de CT aan.
• Het veranderen van medicatie naar aanleiding van overleg met de apotheker: Om de medicatie te veranderen is een computer nodig. Als die op het moment van overleg niet bij de hand is, is het slim om een aantekening op je takenlijst te maken en de medicatie op een later tijdstip te veranderen.

Takenlijsten zijn niet altijd gemakkelijk bij te houden en te beheersen. Ze hebben nogal de neiging om uit te dijen, dus houd in de gaten dat je tijd inruimt om je takenlijst af te werken. Sommige mensen doen dit aan het einde van de dag, anderen gebruiken hiervoor een aantal momenten tussendoor. Experimenteer met de stijl die het beste past bij jouw manier van werken.

Is zo’n takenlijst niet een beetje overdreven voor al die kleine klusjes? Wat mij betreft niet. Alles wat je op je lijstje zet, hoef je niet meer in je hoofd mee te zeulen. Ik denk dat het geheugen van een arts voor belangrijkere dingen gebruikt kan worden dan voor het onthouden van klusjes. Als je minder losse eindjes hoeft te onthouden, ben je meer geconcentreerd en meer ontspannen in je contact met patiënten en collega’s.

Geïnteresseerd in een andere manier van omgaan met je takenlijst? Kijk dan eens naar dit artikel over het werken met een checklist.

Navigatie

Home › Time management › Doen of plannen?