Ken je het gevoel dat je geen overzicht meer hebt over je werk? Dat je hoofd vol zit met allerlei dingen die gedaan moeten worden? Dat je door de bomen het bos niet meer ziet?
De momenten waarop je jezelf afvraagt: “Hoe maak ik mijn hoofd leeg?”
Verlies van overzicht over je werk is de belangrijkste reden van werkdruk.
Maar hoe komt het dat een vol hoofd zo verlammend werkt? Om die vraag te beantwoorden, maken we een uitstapje naar het circus.
Leeuwentemmers en time management
Leeuwentemmers gebruiken een stoel om de leeuw in bedwang te houden. Ze houden de stoel vast bij de leuning en steken de vier poten uit naar de leeuwenkop.
De leeuw wil uithalen naar een stoelpoot, maar er dansen vier poten vlak voor zijn ogen heen en weer.
Zijn blik gaat van poot naar poot, maar hij kan geen keuze maken en doet dus uiteindelijk niets.
Iets soortgelijks gebeurt met ons mensen als we geen overzicht meer hebt over ons werk.
Je start met de ene taak, maar dan schiet je een andere te binnen die je eigenlijk al af had moeten hebben. Om dat probleem op te lossen, moet je iets opzoeken in je mailbox. Als je die opent, blijken net een paar nieuwe mailtjes te zijn binnengekomen. In die mails staan nog een paar klussen die je moet doen en die er dus bij komen. En zo gaat het maar door.
Je hoofd leegmaken
De beste manier om je hoofd leeg te maken is eerst eens alle losse eindjes op te schrijven die door je gedachten dwarrelen. Je kan hiervoor een computer gebruiken, maar het kan natuurlijk ook heel goed op papier.
Stap 1: Schrijf alles op wat je nog moet doen
Als je hoofd goed vol zit, kan dit een erg uitgebreide lijst worden. Werk en privé kunnen door elkaar lopen, maar dat is niet erg. Als je een privé-afspraak probeert te onthouden, bijvoorbeeld dat je met de hond naar de dierenarts moet gaan, kost dat ook op je werk mentale energie. Schrijf het dus op, zodat je het niet meer hoeft te onthouden.
Stap 2: Prioriteren van taken voor vandaag
Als je alles hebt opgeschreven wat je probeerde te onthouden, ga je de lijst prioriteren. Begin met het markeren van alles wat je vandaag af wilt hebben.
Pas op: perfectionisten hebben nogal eens de neiging om alles aan te vinken wat ze vandaag gedaan willen hebben in plaats van datgene wat vandaag gedaan moet worden. Maak die fout niet en gebruik deze stap echt om te prioriteren wat je vandaag moet doen.
Stap 3: Kleine klusjes meteen doen
Zijn er kleine klusjes bij die je nu meteen kunt afhandelen? Doe ze dan meteen en plan ze niet in. Een vuistregel is dat je elke klus die minder dan vijf minuten duurt het beste meteen kunt doen. Inplannen en daarna weer bedenken wat je ook weer moest doen kost je meer tijd.
Stap 4: Plannen
De laatste stap is het inplannen van de overgebleven taken. Maak aparte markeringen op je lijst voor:
- Taken die morgen moeten zijn afgehandeld
- Taken die de komende week moeten zijn afgehandeld
- Taken die de komende maand moeten zijn afgehandeld
- Optioneel: taken met een verdere horizon dan komende maand
- Optioneel: taken zonder datum, die je “ooit een keer” wilt gaan doen, bijvoorbeeld het schrijven van je memoires.
Wat je nu hebt gemaakt is een gesorteerde takenlijst. Als je die lijst goed bijhoudt en handig gebruikt, bespaar je veel tijd. Dat werkt als volgt:
Kijk iedere dag minimaal één keer op de lijst.
- De taken voor de dag zelf voer je uit.
- Eén keer per dag kijk je welke taken voor komende week je inplant op morgen (of op een andere concrete dag)
- Eén keer per week schuif je op dezelfde manier de taken voor komende maand naar de komende week of naar een concrete dag.
Nieuwe taken zet je meteen op de lijst, zodat je ze niet meer hoeft te onthouden.
Op deze manier kun je je hoofd leeg houden, terwijl je toch niets hoeft te vergeten.
Digitaal of op papier?
Ik krijg regelmatig de vraag: “Wat is het beste? Een digitale takenlijst of een op papier?” Het enige antwoord dat ik kan geven is dat dat een kwestie van persoonlijke voorkeur is:
De voordelen van een digitale takenlijst zijn:
- Je hebt hem altijd bij je in je telefoon
- Veel takenlijsten kunnen synchroniseren tussen je telefoon en je iPad, laptop of PC
- Taken die je afvinkt, verdwijnen meteen uit beeld zodat je geen achterhaalde taken op je lijst ziet.
- Het is heel eenvoudig om automatische herhalingen in te stellen, bijvoorbeeld wekelijkse of maandelijkse taken.
Als time management-nerd heb ik al heel wat takenlijst-apps geprobeerd en de app 2Do bevalt me het beste. Je kunt je takenlijst helemaal instellen zoals je zelf het handigst vindt, hij synchroniseert tussen iPad en iPhone en hij is fijn om mee te werken.
De voordelen van de takenlijst op papier zijn:
- Veel mensen vinden werken op papier gewoon plezierig, zeker als ze een mooie agenda of opschrijfboek gebruiken.
- Er gaat geen informatie verloren, je kunt alle taken teruglezen als je ze niet te fanatiek doorstreept.
- Je kunt je opschrijfboek ook gebruiken voor andere dingen dan de takenlijst.
- Geen last van technische storingen (behalve als de vulling van je pen leeg is).
Een voorbeeld
Bullet journal is een papieren systeem waarmee je van je Moleskine een agenda, takenlijst, dagboek en aantekenboek maakt.
Werk je graag op papier of juist liever digitaal? Ken je een systeem dat jou goed bevalt? Laat het even weten, dan maak ik een overzicht van de tips en ideeën die binnen zijn gekomen.
Navigatie
Home › Time management › Hoe maak ik mijn hoofd leeg?
