Mensen die hun werk heel goed willen doen, gaan automatisch harder en langer werken. Op het eerste gezicht lijkt dat een goede strategie, maar zij zien iets essentieels over het hoofd: het verschil tussen inspanning en resultaat. In dit artikel van 10 minuten leer je wat het Pareto-principe is, en hoe je het kunt toepassen op time management om veel tijd te besparen. Als je die tijd niet hebt, kun je er ook voor kiezen om deze animatie van minder dan 3 minuten bekijken.

Inspanning of resultaat?

Inspanning en resultaat zijn niet hetzelfde. Inspanning is de hoeveelheid tijd en moeite die je in je werk steekt. Resultaat is wat er objectief uitkomt.

Inspanning en resultaat gaan door elkaar lopen door opmerkingen zoals: “Als je maar je best doet.” Deze opmerking betekent eigenlijk: het maakt niet uit wat het resultaat van je werk is, als je na afloop maar goed moe bent en er veel tijd in hebt gestoken. Prima voor de sportdag op school, maar niet altijd verstandig. Mijn huis zou ik niet graag laten verbouwen door een aannemer die op deze manier werkt.

Om het verband tussen inspanning en resultaat duidelijk te maken, gaan we ze eens in een grafiek zetten.

In een ideale wereld is er een rechtlijnig verband tussen inspanning en resultaat: Als je twee keer zo hard je best doet, bereik je twee keer zoveel. Om succesvol te zijn, moet je je dus heel erg inspannen en veel tijd in je werk stoppen.

Het bovenstaande klinkt misschien naïef, maar het is de manier waarop de meeste mensen onbewust kijken naar hun werk, naar succes en carrière.

In werkelijkheid is het verband tussen inspanning en resultaat heel anders. Je eerste inspanningen leiden snel tot resultaat, de meeste tijd en moeite gaan zitten in het perfectioneren van je resultaat.

Dit heet ook wel afnemende meeropbrengst: Elk extra uur dat je in een werkzaamheid stopt, brengt minder resultaat op dan het vorige uur. Ofwel: Het is moeilijker om van een 9 naar een 10 te gaan dan van een 4 naar een 5.

Grafisch weergegeven ziet dit er als volgt uit:

Een voorbeeld uit de medische wereld

Een arts heeft een uur tijd om ontslagbrieven aan de huisarts te schrijven over patiënten die op zijn afdeling waren opgenomen. Hij begint aan de eerste brief. Het opschrijven van de medische informatie kost hem 10 minuten. Het schrijven van een aanhef en een afronding kost 2 minuten. In 12 minuten tijd (20%) is er dus een ruwe, informatieve brief, waardoor de huisarts weet wat er is gebeurd tijdens de opname.

Nu gaat de arts de brief kritisch herlezen. Het valt hem op dat hij vaak dezelfde passieve zinsconstructies gebruikt, dus die gaat hij aanpassen. Ook verbetert hij een paar typefouten.

Verder is het jammer dat de afsluiting van de brief en de handtekening net op een nieuwe pagina komen. Hij probeert dit te corrigeren door te spelen met de regelafstand en de lettergrootte, maar het resultaat bevalt hem niet. Dan gaat hij het middenstuk maar herschrijven zodat de laatste pagina een volwaardige pagina wordt, niet alleen een vel met de handtekening.

In het overzicht van geneesmiddelen vindt hij het wel zo netjes om bij ieder geneesmiddel de stofnaam, maar ook de merknaam op te nemen. Om te verduidelijken wat de merknamen zijn, plaats hij hier het symbool ® achter. Helaas vergeet hij steeds de betreffende alt-code, dus hij gaat hiernaar op zoek met Google.

Tenslotte heeft hij bij de labuitslagen wel getallen neergezet (bijvoorbeeld Hb: 6,4), maar geen eenheden. Hij loopt de uitslagen nog een keer na en zet de juiste eenheden erbij (Hb: 6,4 mmol/l). Dan begint hij toch te twijfelen en gaat op internet nog even opzoeken of de SI-eenheid voor “liter” de kleine letter “l” of de grote letter “L” is, hij kan zich vaag herinnneren dat daar ooit iets in veranderd is.

En de klok tikt door…

Een karikatuur? Nee, bijna de letterlijke weergave van een gesprek met een arts die ik coach in verband met perfectionisme.

 

Toepassing van het Pareto-principe

Deze arts had ook kunnen stoppen na 12 minuten. Er was op dat moment al een brief waar de relevante medische informatie in stond. Layout moest nog worden toegevoegd en de brief moest worden nagelopen op spelfouten, maar dat had het medisch secretariaat waarschijnlijk sneller en beter voor hem kunnen doen. En de ontvangende partij, de huisarts, heeft waarschijnlijk minder last van passieve formuleringen in een brief dan van het wekenlang wachten tot de brief eindelijk komt.

Als de arts na 12 minuten (20%) was gestopt, dan had hij gebruik gemaakt van de 80-20-regel, ook wel bekend onder de naam Pareto-principe. Toegepast op time management zegt dit principe: de eerste 20% die je in een werkzaamheid stopt, is verantwoordelijk voor 80% van het resultaat.

Dit principe geldt niet alleen voor het schrijven van brieven, maar voor heel veel andere werkzaamheden. Iedere promovendus zal dit beamen.

Grafisch weergegeven ziet de 80-20-regel er als volgt uit:

Wat zou er zijn gebeurd als de arts uit het voorbeeld niet was doorgegaan met het schrijven van die ene brief tot hij 100% perfectie had bereikt, maar was gestopt bij 80% en vervolgens aan de volgende brief was begonnen? Die had hij ook tot 80% geschreven, vervolgens was hij weer aan de volgende brief begonnen. Enzovoort.

Met deze strategie had hij vijf brieven voor 80% kunnen schrijven in de tijd van één perfecte brief: 400% in de tijd van 100%.

Het resultaat zou zijn geweest:

• Snellere en betere nazorg door de huisarts, omdat deze sneller geïnformeerd is, daardoor betere patiëntenzorg;
• Minder tijd kwijt aan administratie, dus meer tijd voor de drie andere soorten tijd patiëntenzorg, scholing of ontspanning;
• Leuker en verantwoordelijker werk voor het medisch secretariaat.

Conclusie

De 80-20-regel, ofwel het Pareto-principe, is een goede eye-opener in het verbeteren van je time management, zeker als perfectionisme ook een rol speelt. Deze regel dwingt je om  kritisch na te denken waar jouw meerwaarde nu echt zit. Voor eens arts zit die meerwaarde in het opschrijven van medische informatie, niet in het aanpassen van lay-out en lettertypes. Als je veel met dat soort dingen bezig bent, verspil je de tijd waar je patiënten recht op hebben.

Navigatie

Home › Time management › Pareto-principe