Ben je druk bezig met het verbeteren van je time management? En heb je ook zo’n moeite om de stoorzenders in toom te houden? Ik ken het gevoel! Als je lijkt op mij, dan wil je het liefst in goed overleg afspraken maken met de stoorzender zelf, maar soms lukt dat niet. Speciaal voor die situaties geef ik je hierbij 3 tips tegen stoorzenders.

In een ander artikel heb je al kunnen lezen dat onderbrekingen slecht zijn voor je time management. Ze kosten je twee keer tijd: de tijd van de onderbreking zelf, maar ook de tijd die je nodig hebt voordat je je weer kunt concentreren op je eigenlijke werk. Hoe beter je deze onderbrekingen kunt tegengaan, hoe prettiger je kunt werken: minder tijdverspilling, maar ook minder ergernis en verlies van energie.

Soms is het niet mogelijk om afspraken te maken met stoorzenders. Je kunt je dan neerleggen bij de onderbrekingen, maar daarmee beloon je het gedrag van de stoorzender. Ik ben zelf een tijd op zoek geweest naar manieren om hiermee om te gaan en dit zijn de drie manieren die voor mij goed werken.

Uitgangspunt

Het uitgangspunt van deze tips is steeds hetzelfde: jij bepaalt of en wanneer je de ander toestemming geeft om jou te onderbreken. Dat kan best ongemakkelijk voelen, want het strookt niet met het ideaalbeeld van de dokter die altijd bereikbaar is. Toch zul je ongewenste onderbrekingen soms moeten beperken om aan je eigenlijke werk toe te komen.

Tip 1: Stop email-pingpong

Ken je die situatie? Je krijgt een vraag per email en je stuurt een mail terug met een antwoord. Binnen 5 minuten krijg je daar weer een vraag over en zo gaat het een tijdje op en neer.

Wat de ander eigenlijk aan het doen is, is jouw tijd gebruiken om helder te krijgen wat zijn eigen vraag is. Op zich is daar niets op tegen, maar mensen kunnen via de mail nogal opdringerig zijn en veel tijd opslokken.

Merk je dat je in zo’n situatie verzeild raakt? Stel dan een mail op met het antwoord, maar verzend die met een vertraging. In Outlook kun je instellen hoe laat een mail verzonden moet worden, bijvoorbeeld aan het einde van de middag, om een uur of half vijf.

Outlook moet hiervoor wel aan staan, je kunt niet zomaar vertraagde mail versturen als je computer uit staat. De vragensteller krijgt op die manier een correct antwoord en jij voorkomt dat de mail wordt gebruikt om met jou te chatten.

Tip 2: The sound of silence

Als je niet oppast, hoor je de hele dag seintjes voor inkomende mail, sms, Twitter-berichten, Facebook-updates enzovoort. Die seintjes kunnen erg belangrijk zijn, bijvoorbeeld als je vrouw hoogzwanger is, maar de rest van de tijd zijn ze erg storend voor je time management. Zet dus uit wat je niet nodig hebt.

In dit artikel kun je lezen hoe je de mailnotificatie uitzet in Outlook 2007, een functie die Microsoft goed heeft verstopt!

Apps die je op je iPhone of iPad installeert, vragen op het moment van installatie  toestemming voor berichtgeving. Je kunt die apps dan meteen het zwijgen opleggen. Als je achteraf spijt hebt van toestemmingen die je hebt gegeven, ga je naar “Instellingen” en daarna naar “Berichtgeving”.

Je ziet dan een overzicht van alle apps die je lastig willen vallen. Zet “Geluiden” alleen aan bij apps die jou mogen storen. Geniet van je rust!

Als je de update uitvoert naar iOS 6, kun je te maken krijgen met een iPhone die af en toe even trilt. Hier kun je de oplossing voor dit probleem vinden.

Een andere stoorzender zijn de ongewenste Apple-apps die je aantreft op je iPhone of iPad. Sommige daarvan kun je niet wissen of in een mapje verstoppen, maar gelukkig kun je ze met deze tip wel onzichtbaar maken zodat ze je niet langer afleiden.

Tip 3: Duidelijkheid

Mijn eerste cursus time management had ik samen met de mensen van de behandeldienst waar ik net manager was geworden. Ik was naar de cursus gegaan om te leren omgaan met onderbrekingen en de collega’s beaamden dat ik laagdrempelig te bereiken was. Misschien wel te laagdrempelig!

Als ik niet in gesprek was, stond de deur van mijn kamer altijd open of op een kier. Ik deed mijn deur alleen dicht als ik in gesprek was of als ik aan een ingewikkeld stuk werkte, zoals een begroting. Het probleem was dat mensen daardoor zelf maar moesten bedenken wat een deur op een kier betekende. Ik moest dus iets doen aan de nonverbale communicatie van de deur.

Het ei van Columbus was een schuifbordje waarmee ik kon aangeven dat mensen welkom waren of dat ik niet gestoord wilde worden.

Het resultaat was dat ik kon werken met een gesloten deur tegen het rumoer op de gang, terwijl het bordje op “Welkom” stond voor de mensen die mij wilden spreken. Airco-technisch was het ook een betere situatie dan de deur de hele dag open laten staan.

Tip: Als je overweegt om zo’n bordje te bestellen, lees dan eerst even het artikel over het datumboek. Misschien wil je ze allebei bestellen, dan betaal je maar één keer verzendkosten.

Tenslotte

De meeste stoorzenders hebben helemaal niet de bedoeling om stoorzender te zijn. Het werkt daarom in mijn ervaring het beste om je time management met collega’s af te stemmen. Je kunt dan meteen voorkomen dat jij hun stoorzender wordt. Veel succes hierbij!

Ben je op zoek naar een training “Time Management voor artsen” met meer van dit soort praktische tips, neem dan gerust vrijblijvend contact met mij op, dan kunnen we jouw wensen samen doorspreken en een programma op maat samenstellen.