Als mensen mij vragen om ze te helpen met time management, ben ik altijd benieuwd hoe ze tot nu toe zijn omgegaan met hun tijd. Geregeld hoor ik mensen dan zeggen dat ze maar wat “aan het zwemmen” zijn. Soms lopen ze compleet vast met hun tijd en blijkt dat ze eigenlijk achteruit zwemmen! Ben jij misschien ook zo’n achteruitzwemmer? In dit artikel vind je drie stappen om te werken aan een schone lei.

In de jaren 80 deed een achteruitzwemmer mee aan het programma “Wedden Dat?”

De weddenschap hield in dat hij, schoolslag achteruit zwemmend, sneller een zwembad kon oversteken dan een wedstrijdzwemmer op en neer kon zwemmen. Natuurlijk won de achteruitzwemmer, maar wel met een kleine marge!

Het is me niet gelukt om beelden te vinden van die uitzending, maar een Amerikaanse was zo vriendelijk om haar eigen achteruit-zwemkunsten op Youtube te zetten.

Maar wat heeft dit nu allemaal te maken met time management? Wat mij betreft laat dit beeld goed zien wat er kan gebeuren als je je time management niet op orde hebt.

Allereerst: De tijd die je besteedt aan je werk is een middel, geen doel. Datgene wat je wilt bereiken met je werk is je doel. Het probleem is dat je het doel uit het oog verliest op het moment dat allerlei klussen zich beginnen op te stapelen. Je hebt dan te maken met steeds meer achterstallig onderhoud en niet-nagekomen deadlines. Je aandacht wordt naar al die klussen gezogen in plaats van naar je eigenlijke werk en dat vraagt enorm veel tijd en energie.

Het is alsof je ergens naartoe loopt, terwijl je voortdurend achterom kijkt naar het werk dat je eigenlijk al lang af had moeten hebben. Of, nog meer uitgesproken: Je keert de toekomst en je doelen de rug toe om al het achterstallig onderhoud op te gaan lossen.

Zie je de overeenkomst met de zwemmer?

Een andere overeenkomst: achteruit zwemmen kost veel meer energie en gaat een stuk trager dan vooruit zwemmen. Bij time management is dat hetzelfde. Door steeds achteruit te blijven werken, krijg je je achterstallige klussen waarschijnlijk niet weggewerkt. Je moet dus andere stappen zetten om weer vooruit te kunnen gaan.

Stap 1: “Cut your losses”

Deze stap is voor veel mensen meteen de moeilijkste. Het komt erop neer dat je aan jezelf toegeeft dat je een aantal dingen niet meer gaat doen, die je wel nog van plan was. Het voorbeeld dat ik het meest tegenkom bij artsen is het lezen van achterstallige vakliteratuur.

“Ik kan al die tijdschriften in mijn werkkamer toch niet zomaar weggooien?”

Mijn vraag is dan altijd: “Waarom niet?” Er zijn genoeg redenen om je oude, maar ongelezen vakliteratuur mee te geven aan de voetbalvereniging.

• Vrijwel alle medische vakliteratuur is online terug te vinden. Soms moet je betalen voor de full text artikelen, maar als je toch al een abonnement hebt op het tijdschrift, dan is online toegang altijd inbegrepen.
• Je hoeft niet bang te zijn dat je wereldschokkend nieuws hebt gemist. Je had het dan al lang gehoord van collega’s, patiënten of op het journaal. En geef eens eerlijk toe: hoe vaak hoor je nieuws over je vakgebied eerst via andere bronnen voordat je het in je vakbladen leest?
• Natuurlijk grenst weggooien van dure tijdschriften aan kapitaalvernietiging, maar tijdschriften die je (soms nog in de folie) opstapelt, maar niet leest hebben op dat moment ook geen enkele waarde.
• Je partner zal je dankbaar zijn voor de vrijgekomen ruimte. Hoe groter je verzamelwoede, des te groter is de opluchting als je besluit alles weg te doen.
• Er zijn goede alternatieven. Je kunt vakliteratuur bijhouden op je computer of smartphone door gebruik te maken van RSS. Lees hier hoe je kunt beginnen met eenvoudig en tijdbesparend bijhouden van vakliteratuur.

Stap 2: Schuldsanering

Net als bij schuldsanering sta je eigenlijk “in de rode cijfers”, niet in geld, maar in tijd. Als je stap 1 serieus hebt uitgevoerd, ben je al een deel van je tijdvreters kwijt . Voordat je een nieuw systeem gaat inrichten (stap 3), zijn er waarschijnlijk nog enkele brandjes die geblust moeten worden.

Ga dus aan de slag met de klussen die je niet langer kunt uitstellen. Je hoeft ze niet perfect af te handelen, maar wel op een zodanige manier dat je er vanaf bent.

Een vuistregel in de schuldsanering is: Betaal eerst de kleinste schuld af. De reden daarvoor is dat het gemakkelijker is om een kleine schuld af te betalen dan een grote. Door de schuld af te betalen, ben je er geen rente meer aan kwijt en die kun je gebruiken om de nieuwe kleinste schuld af te betalen. Je ziet bovendien heel snel progressie en dat is een enorme stimulans om door te gaan.

Bij schuldsanering binnen time management geldt hetzelfde: Ga eerst de kleine klusjes doen die je snel kunt afhandelen, daarmee wordt je lijst met achterstallig onderhoud snel kleiner. Tien kleine klussen kunnen net zoveel tijd kosten als één grote klus, maar tien kleine, achterstallige klussen op je takenlijst kosten je veel meer mentale energie dan die ene grote klus. Probeer maar eens uit hoe dit voor jou werkt.

Stap 3: Een nieuw systeem

De branden zijn geblust, de leeuwen zitten weer in hun kooi en het dak lekt niet meer. Tijd voor een nieuw systeem om ervoor te zorgen dat je dit niet meer zo snel overkomt.

Je staat nu voor de keuze om opgelucht te zijn en weer door te gaan zoals je altijd hebt gedaan, met een grote mate van zekerheid dat je weer een keer in dezelfde situatie komt. Je kunt ook op zoek gaan naar een systeem van time management dat bij je past en zo meer grip krijgen op je werk.

Als je kiest voor het laatste (en dat hoop ik), kijk dan eens naar de pagina met artikelen over time management en gereedschappen om je daarbij te helpen. Ik weet zeker dat er ook voor jou iets nuttigs bij zit.

Veel succes met zwemmen en houd de juiste richting in de gaten!

Navigatie

Home › Time management › Achteruit zwemmen en time management