De hele dag heb je te maken met afleiding: de mail en de telefoon vragen voortdurend om aandacht, spoedgevallen moeten worden gezien en allerlei kleine klusjes fietsen door je agenda heen. Uit onderzoek blijkt dat al deze tussendoortjes een groter gevoel van werkdruk veroorzaken dan je “echte” werk. Hoe kun je deze afleiding en onderbrekingen in de hand houden en ervoor zorgen dat je aan je werk toekomt? Deze time management tips helpen je verder.

Een praktijkvoorbeeld

Je bent bezig met je spreekuur. Een patiënt loopt de deur uit en je kijkt even naar de mail, tijdens het consult was het berichtje “U hebt nieuwe mail” rechtsonder in het scherm verschenen en je wilt weten of er iets ernstigs aan de hand is. Je leest een paar dringende berichten waar je actie op moet ondernemen, maar de volgende patiënt komt net binnen. Je maakt een mentale notitie dat je op het eerste beschikbare moment een antwoord moet mailen en gaat verder met de patiënt. Terwijl je met de patiënt bezig bent, komt de assistente binnenlopen met de vraag of je een paar recepten wilt tekenen. En tussendoor gaat ook nog een keer de telefoon, het is een patiënte die een vraag heeft over haar medicatie, want ze gaat deze week op vakantie.

Herkenbaar?

Als je op deze manier werkt, word je voortdurend afgeleid van datgene waar je eigenlijk mee bezig bent: het contact met de patiënt. Je hoofd loopt vol met allerlei zaken die je aandacht vragen, maar waar je nu geen tijd voor hebt.

Psychologen weten dat je hier een deel van je werkgeheugen aan kwijt bent, zodat het consult waar je mee bezig bent meer moeite kost en je sneller vergissingen begaat. De volle aandacht aan je patiënt besteden is dan net zo moeilijk als autorijden terwijl er een wesp in je auto rondvliegt. Daarom hierbij een aantal praktische time management tips over het omgaan met afleiding.

Hoe het ook kan

Denk aan het basisprincipe “Doe het één keer“. Maak het jezelf niet moeilijker dan nodig is en begin niet aan zaken die je nu niet kunt afmaken.

Ga bijvoorbeeld niet in je mail kijken als je weet dat je die niet meteen gaat afhandelen. Blader niet door je takenlijst als je nog volop bezig bent met een patiënt of met een andere klus. Maak af waar je mee bezig bent. Streep het eventueel van je takenlijst en denk er niet meer aan, het is nu afgehandeld en je hoofd is leeg voor de volgende klus.

Maak werkafspraken zodat je zo min mogelijk afleiding hebt.

Spreek met je collega’s, assistenten en verpleegkundigen af wanneer je werk doet zoals het doornemen van de post, het tekenen van recepten en het overleggen over patiënten als er geen spoed is. Spreek ook af hoe vaak je dit soort dingen doet, bijvoorbeeld één keer per dag de post doornemen, drie keer per dag recepten tekenen enzovoort.

Als je dit goed afspreekt en je er zelf aan houdt spaar je veel tijd uit en word je ook nog plezieriger om mee samen te werken. Immers: je bent voorspelbaar en betrouwbaar, zodat de assistenten en verpleegkundigen minder hoeven te vechten om jouw tijd en aandacht.

Realiseer jezelf dat niet alles spoed is.

Een groot deel van ons werk dient zichzelf aan als “spoed”. Logisch, want spoedgevallen hebben voorrang, dus het is de moeite waard om de dokter ervan te overtuigen dat jouw vraag een spoedgeval is. Om niet overspoeld te worden met pseudo-spoedgevallen is het belangrijk dat je een aantal afspraken maakt, met jezelf en met je assistenten en verpleegkundigen.

Maak eerst afspraken over prioritering van vragen:

• Welke problemen wil je meteen horen? Dat betekent dat je consult of overleg ervoor onderbroken mag worden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan levensbedreigende acute zaken.
• Welke problemen mogen tussendoor? Dit betekent dat je consult er niet voor onderbroken mag worden, maar dat je tussen twee patiënten een vraag kunt krijgen.
• Welke problemen wil je horen als je spreekuur is afgelopen?

Spreek daarna de verkeersregels af voor het afhandelen van vragen:

• Welke informatie moet je assistent of verpleegkundige verzamelen, zodat jij zo snel en goed mogelijk een beslissing kunt nemen?
• Welke problemen kan je assistent of verpleegkundige zelf afhandelen en wat zijn daar de instructies voor? Denk hierbij aan een stroomschema of standaard.

Dit soort afspraken maken werkt alleen maar goed als je je er zelf aan houdt. Je bent niet goed bezig als patiënten tegen jou verzuchten dat ze zo blij zijn dat je ze toch met spoed wilt zien, terwijl de assistente de patiënt naar het reguliere spreekuur verwees. Het is dan tijd om na te gaan of je instructies aan de assistente nog kloppen en of je niet bezig bent om je eigen time management te ondermijnen.

Uiteindelijk nemen mensen jouw agenda nooit serieuzer dan je hem zelf neemt.

Als je meer wilt leren over het omgaan met ongewenste afleiding, kijk dan ook eens naar deze tips tegen stoorzenders.

Navigatie

Home › Time management › Omgaan met afleiding