Het motto van Wie helpt de dokter? is “Slimmer organiseren om prettiger te dokteren”. Het verminderen van de hoeveelheid oneigenlijk werk is daar een belangrijk onderdeel van. Deze week zag ik daar weer een herkenbaar voorbeeld van langskomen: een overzicht van de tijdsbesteding van een collega op de spoedeisende hulp liet zien dat zij meer dan de helft van de tijd bezig was met registratie, telefoontjes en ander regelwerk in plaats van bij de patiënt te zijn.

Maar dat is nog kinderspel vergeleken met het regelwerk waar artsen mee te maken krijgen die ook praktijkeigenaar zijn.

Verantwoordelijkheden van de praktijkeigenaar

Als je een praktijk hebt, ben je ineens niet alleen verantwoordelijk voor je medisch werk, maar ook voor je rol als ondernemer, werkgever en eigenaar van het pand. Daar komt heel wat werk bij kijken dat je niet leert tijdens je medisch opleiding. Een kleine bloemlezing:

• Systeembeheer: je kunt je niet veroorloven dat je systeem er een dagdeel uit ligt doordat een handig neefje het netwerk heeft ingesteld en precies onbereikbaar is als er iets misgaat.
• Het instellen van backups van het electronisch dossier, maar ook van je andere bedrijfsgegevens, volgens de eisen van verzekeraars en van de wetgever.
• Beveiliging van het gebouw tegen brand, inbraak en ander onheil.
• Onderhoud van het gebouw. Wist je bijvoorbeeld dat garantie op een dag niet geldt bij lekkage als de praktijkeigenaar niet kan aantonen dat het dak jaarlijks wordt vrijgemaakt van bladeren? En zo zijn er nog meer regeltjes waar het overgrote deel van de dokters zich niet van bewust is.
• Beheer van het gebouw. Wil je als medicus bijvoorbeeld tijd besteden aan het uitzoeken van de wettelijke eisen die worden gesteld aan vluchtwegverlichting en de maat van het bordje “nooduitgang”? Het is je plicht om dit correct geregeld te hebben, maar het is de vraag of je het zelf allemaal wilt uitvoeren.
• Kostenbesparing door slimmere inkoop: hoe meer leveranciers en hoe vaker je kleine hoeveelheden materiaal inkoopt, des te meer geld ben je eraan kwijt. Hier is geld te besparen.
• Schoonmaak van het pand en afvalverwijdering volgens de regels die gelden voor ondernemers.
• Ontwikkeling en onderhoud van een gebruiksvriendelijke, actuele en nuttige website. Dit is de zwakke plek van heel wat praktijken, verpleeghuizen en ziekenhuizen.
• Bedrijfshulpverlening. Ieder bedrijf is wettelijk verplicht om de veiligheid in zijn pand te waarborgen. Tegenwoordig gelden er hiervoor geen vastomlijnde regeltjes, maar een ‘zorgplicht’. Na een calamiteit moet je als praktijkeigenaar aantonen dat je de juiste maatregelen hebt genomen om voor een veilig pand en goede procedures bij calamiteiten te hebben gezorgd. Lees verder →

Misschien kun je het je nog herinneren: In november 2010 publiceerde Eefje de Vries met haar onderzoeksteam een artikel over het gebruik van checklists in de operatiekamer in het gezaghebbende vaktijdschrift The New England Journal of Medicine. De conclusie van haar onderzoek was dat het gebruik van een checklist voor en tijdens het opereren leidde tot betere patiëntenzorg: er was lagere sterfte en de operatieresultaten waren beter.

Het artikel leidde tot internationale commotie in de medische wereld. Veel artsen konden nauwelijks geloven dat zo’n simpele maatregel zulke grote effecten kon hebben. Er volgden felle discussies, ingezonden brieven en driftig werd gezocht naar andere verklaringen voor de resultaten uit de studie.

Zelf ben ik overtuigd van het nut van checklists in de geneeskunde. Het is een goede manier om de complexiteit van ons vak beheersbaar te maken en om ons handelen te verbeteren. Maar je kunt ook veel plezier hebben van checklists voor jezelf, als een soort verbeterde, herbruikbare versie van de takenlijst. In dit artikel vind je vijf voordelen van een checklist op een rij, samen met een eenvoudige manier om ermee aan de slag te gaan.

Het nut van een checklist

Het nut van checklists is al lang geleden aangetoond in een andere branche waar het gaat om nauwgezetheid, risicobeheersing en mensenlevens: de luchtvaart. Een paar jaar geleden heb ik dit aan den lijve mogen ervaren. Ik vloog als passagier mee in een vierzitter die werd bestuurd door een vriend. Op alle belangrijke momenten werd een lijst afgelopen: vóór het starten van de motor, vóór het taxiën, vóór het oprijden van de startbaan en ook nog vóór het daadwerkelijke opstijgen. En waarschijnlijk vergeet ik dan nog een of twee momenten.

Wat me het meeste opviel was dat sommige items op de checklist vaker terugkwamen. Zo moest de piloot bij iedere stap weer controleren of de stuurvlakken vrij waren, wat erop neer komt dat hij een rondje met de knuppel draaide. Aangezien we die dag drie keer zijn opgestegen van verschillende plekken, werd het voor mij vrij hilarisch om dit ritueel steeds weer te zien. Dat brengt ons meteen bij het eerste voordeel van een checklist. Lees verder →

Als mensen mij vragen om ze te helpen met time management, ben ik altijd benieuwd hoe ze tot nu toe zijn omgegaan met hun tijd. Geregeld hoor ik mensen dan zeggen dat ze maar wat “aan het zwemmen” zijn. Soms lopen ze compleet vast met hun tijd en blijkt dat ze eigenlijk achteruit zwemmen! Ben jij misschien ook zo’n achteruitzwemmer? In dit artikel vind je drie stappen om te werken aan een schone lei.

In de jaren 80 deed een achteruitzwemmer mee aan het programma “Wedden Dat?”

De weddenschap hield in dat hij, schoolslag achteruit zwemmend, sneller een zwembad kon oversteken dan een wedstrijdzwemmer op en neer kon zwemmen. Natuurlijk won de achteruitzwemmer, maar wel met een kleine marge!

Het is me niet gelukt om beelden te vinden van die uitzending, maar een Amerikaanse was zo vriendelijk om haar eigen achteruit-zwemkunsten op Youtube te zetten.

Lees verder →

Ben je druk bezig met het verbeteren van je time management? En heb je ook zo’n moeite om de stoorzenders in toom te houden? Ik ken het gevoel! Als je lijkt op mij, dan wil je het liefst in goed overleg afspraken maken met de stoorzender zelf, maar soms lukt dat niet. Speciaal voor die situaties geef ik je hierbij 3 tips tegen stoorzenders.

In een ander artikel heb je al kunnen lezen dat onderbrekingen slecht zijn voor je time management. Ze kosten je twee keer tijd: de tijd van de onderbreking zelf, maar ook de tijd die je nodig hebt voordat je je weer kunt concentreren op je eigenlijke werk. Hoe beter je deze onderbrekingen kunt tegengaan, hoe prettiger je kunt werken: minder tijdverspilling, maar ook minder ergernis en verlies van energie.

Soms is het niet mogelijk om afspraken te maken met stoorzenders. Je kunt je dan neerleggen bij de onderbrekingen, maar daarmee beloon je het gedrag van de stoorzender. Ik ben zelf een tijd op zoek geweest naar manieren om hiermee om te gaan en dit zijn de drie manieren die voor mij goed werken. Lees verder →

Sinds de doorbraak van GPS-navigatie is het aantal ongelukken in de bebouwde kom verminderd. Waarschijnlijk komt dat doordat het zogenaamde zoekverkeer is afgenomen: de GPS wijst je de weg door kronkelig eenrichtingsverkeer, zodat je je beter kuntconcentreren op het autorijden. Blijkbaar is zoeken en tegelijkertijd rijden zo moeilijk dat het vaak tot ongelukken leidde. Hoe zou dat zijn binnen de geneeskunde?

Als je binnen de geneeskunde gaat kijken, dan valt het op hoe ordelijk de plekken zijn waar het echt om leven en dood gaat: In ambulances en operatiekamers heeft alles een vaste plek, zodat geen energie en concentratie worden verspild aan zoeken.

Maar ook op andere plekken is dit principe toepasbaar: Door je werk goed te ordenen, kun je in de toekomst veel tijd besparen. De tijd die je erin steekt, heb je snel weer terugverdiend.

Het probleem is dat we nooit hebben geleerd hoe je werk op de beste manier kunt ordenen. Daarom hierbij vier stappen naar meer overzicht: Lees verder →