Vijf manieren om met oneigenlijk werk om te gaan

Het is een basale regel van time management: De taak die de minste tijd kost, is de taak die je niet doet. Voor veel artsen is oneigenlijk werk een tijd- en energievreter. Tijd om daar iets aan te doen.

Het begint ermee dat je je echte werk van oneigenlijk werk moet gaan onderscheiden. Je kunt daarbij gebruik maken van het Eisenhower-kwadrant dat in dit artikel wordt besproken. Als je deze principes een tijdje toepast op je werk, ontdek je twee dingen:

  1. Je hebt bij nader inzien minder spoedgevallen dan je dacht (kwadrant 1 en 2).
  2. Er is heel wat werk dat niet belangrijk is en dus gedelegeerd of verwijderd moet worden.Kwadrant 3 en 4 zijn de kwadranten waarin oneigenlijk werk zich verstopt.

Omgaan met oneigenlijk werk is een kunst apart, die je als arts niet leert. Daarom zet ik vijf strategieën op een rij hoe je dit kunt aanpakken, gesorteerd van de minst tot de meest tijdrovende.

Elimineren

Dit is de strategie die je bij voorkeur gebruikt voor werk dat overduidelijk in kwadrant 4 zit: niet belangrijk en niet dringend. Denk aan het invullen van een nutteloze enquête die je is toegestuurd, het overschrijven van je to-do-list op weer een nieuw briefje en het bestuderen van menselijke interacties op Facebook.

Hiervoor is maar één goed advies: Elimineer deze activiteiten en zorg ervoor dat je weer aan je werk toekomt.

Merk je dat je steeds weer terugkeert naar dit soort nutteloze bezigheden, neem dan eens een pauze. Misschien ben je gewoon moe en ben je toe aan een wandelingetje of een praatje bij de koffieautomaat. Pauzeer ook echt en laat je tijd en energie niet opslurpen door met een vermoeid hoofd nutteloos werk te blijven doen. Lees verder

Het Pareto-principe: vier keer zo snel werken

Mensen die hun werk heel goed willen doen, gaan automatisch harder en langer werken. Op het eerste gezicht lijkt dat een goede strategie, maar zij zien iets essentieels over het hoofd: het verschil tussen inspanning en resultaat. In dit artikel van 10 minuten leer je wat het Pareto-principe is, en hoe je het kunt toepassen op time management om veel tijd te besparen. Als je die tijd niet hebt, kun je er ook voor kiezen om deze animatie van minder dan 3 minuten bekijken.

Inspanning of resultaat?

Inspanning en resultaat zijn niet hetzelfde. Inspanning is de hoeveelheid tijd en moeite die je in je werk steekt. Resultaat is wat er objectief uitkomt.

Inspanning en resultaat gaan door elkaar lopen door opmerkingen zoals: “Als je maar je best doet.” Deze opmerking betekent eigenlijk: het maakt niet uit wat het resultaat van je werk is, als je na afloop maar goed moe bent en er veel tijd in hebt gestoken. Prima voor de sportdag op school, maar niet altijd verstandig. Mijn huis zou ik niet graag laten verbouwen door een aannemer die op deze manier werkt.

Om het verband tussen inspanning en resultaat duidelijk te maken, gaan we ze eens in een grafiek zetten.

Pareto grafiek 1

In een ideale wereld is er een rechtlijnig verband tussen inspanning en resultaat: Als je twee keer zo hard je best doet, bereik je twee keer zoveel. Om succesvol te zijn, moet je je dus heel erg inspannen en veel tijd in je werk stoppen.

Het bovenstaande klinkt misschien naïef, maar het is de manier waarop de meeste mensen onbewust kijken naar hun werk, naar succes en carrière.

In werkelijkheid is het verband tussen inspanning en resultaat heel anders. Je eerste inspanningen leiden snel tot resultaat, de meeste tijd en moeite gaan zitten in het perfectioneren van je resultaat.

Dit heet ook wel afnemende meeropbrengst: Elk extra uur dat je in een werkzaamheid stopt, brengt minder resultaat op dan het vorige uur. Ofwel: Het is moeilijker om van een 9 naar een 10 te gaan dan van een 4 naar een 5.

Grafisch weergegeven ziet dit er als volgt uit:

Pareto grafiek 2

Lees verder

Time management: Dringend of belangrijk?

Een belangrijk probleem in time management is prioriteren: Welke zaken pak ik eerst op en welke laat ik liggen tot later? Om goed te prioriteren moet je een idee hebben welke werkzaamheden voorrang hebben boven andere werkzaamheden. Deze voorrangsregels zijn een onderdeel van ons persoonlijke time management, maar vaak zijn we ons hier niet eens bewust van. Neem daarom 10 minuten de tijd om dit artikel door te lezen en je hebt meteen meer grip op je tijdsbesteding.

Dokters en time management: Spoed gaat voor

Als je als dokter nooit hebt stilgestaan bij time management, is de kans groot dat je prioritering er als volgt uitziet:

 

Dringende zaken hebben voorrang op niet dringende zaken.

Eigenlijk is dit helemaal niet zo’n rare manier om je werk te organiseren als arts: spoedgevallen los je eerst op, want dan loopt de patiënt het meeste risico. Daarna behandel je de niet-spoedpatiënten. Als zich tussendoor weer een spoedgeval aandient, dan ga je daar eerst naartoe voordat je je spreekuur afmaakt. Lees verder

Proactief of reactief?

Als je doet aan tennis, volleybal of badminton, weet je dat het gunstig is om de service te hebben. Jij hebt de opslag en bepaalt hoe je het spel opzet. Je bent daardoor proactief.proactief

Bij time management is dat hetzelfde: Je hebt meer controle als je het initiatief hebt. Helaas is dat niet zo gemakkelijk met onze moderne manier van werken.

Begin jij je werkdag ook met het lezen en beantwoorden van je mail? Dan begin je al meteen in een reactieve modus: anderen stellen je een vraag, zetten jou daarmee aan het werk en je reactie is het antwoord. Als je hier voortdurend mee bezig bent, kom je er niet meer aan toe om proactief te werken aan je eigen doelen en word je eigenlijk geleefd.

Wat het voor ons als artsen nog lastiger maakt, is het volgende: Traditioneel hebben wij een reactieve manier van werken en zo worden we nog steeds opgeleid. Al eeuwen is het zo dat de patiënt zijn probleem presenteert (service) en de dokter daarop reageert (volley) met een onderzoek, een advies of een recept.

Proactief handelen is in de meeste medische specialismen niet het uitgangspunt, met als belangrijke uitzonderingen de revalidatiegeneeskunde, ouderengeneeskunde en palliatieve geneeskunde. Geen wonder dat de meeste artsen hun werk dus ook niet proactief organiseren.

In het beroemde boek The House of God beschrijft Samuel Shem de tragikomische belevenissen van een groepje jonge (co)assistenten in een Amerikaans ziekenhuis. De patiënt de deur uit krijgen (in het boek genoemd: TURF) blijkt uiteindelijk  het hoogste doel te zijn voor de aanstormende artsen.

Misschien vind je proactiviteit niet zo belangrijk voor een arts, het lijkt meer iets voor managers en leidinggevenden. Toch is het ook in het belang van je patiënten om proactief te werken. Een voorbeeld: Lees verder

Time management tips: Doen of plannen?

Je hebt de eerste stappen gezet naar een gezond time management: Je hebt je overbodige werkzaamheden geschrapt. Taken die niet bij jou horen, ben je gaan delegeren.

Toch ligt er waarschijnlijk nog steeds een stapel werk op je te wachten. Per activiteit zul je nu moeten beslissen: ga ik deze taak meteen doen? Ga ik hem plannen? Of is er een derde manier?

Deze time management tips helpen je om slim om te gaan met de verschillende soorten klussen.

De vijf-minuten-regel: doen

Een handige regel in time management is de zogenaamde vijf-minuten-regel. De regel zegt: Als je een taak binnen vijf minuten kunt afhandelen, doe dat dan meteen. Het kost minder moeite om de taak meteen uit te voeren dan te gaan inplannen in je agenda. Bovendien ben je geen mentale energie meer kwijt aan een taak die je hebt afgehandeld.

Denk hierbij aan het verwerken van uitslagen, het typen van een antwoord op een mail of het plegen van een telefoontje. Ook het lezen van verslagen kan meestal binnen vijf minuten.

Projecten: plannen

Een project is een doelgerichte activiteit die uit meer dan één stap bestaat. Veel van ons dagelijks werk is dus eigenlijk een project. Lees verder