Misschien kun je het je nog herinneren: In november 2010 publiceerde Eefje de Vries met haar onderzoeksteam een artikel over het gebruik van checklists in de operatiekamer in het gezaghebbende vaktijdschrift The New England Journal of Medicine. De conclusie van haar onderzoek was dat het gebruik van een checklist voor en tijdens het opereren leidde tot betere patiëntenzorg: er was lagere sterfte en de operatieresultaten waren beter.

Het artikel leidde tot internationale commotie in de medische wereld. Veel artsen konden nauwelijks geloven dat zo’n simpele maatregel zulke grote effecten kon hebben. Er volgden felle discussies, ingezonden brieven en driftig werd gezocht naar andere verklaringen voor de resultaten uit de studie.

Zelf ben ik overtuigd van het nut van checklists in de geneeskunde. Het is een goede manier om de complexiteit van ons vak beheersbaar te maken en om ons handelen te verbeteren. Maar je kunt ook veel plezier hebben van checklists voor jezelf, als een soort verbeterde, herbruikbare versie van de takenlijst. In dit artikel vind je vijf voordelen van een checklist op een rij, samen met een eenvoudige manier om ermee aan de slag te gaan.

Het nut van een checklist

Het nut van checklists is al lang geleden aangetoond in een andere branche waar het gaat om nauwgezetheid, risicobeheersing en mensenlevens: de luchtvaart. Een paar jaar geleden heb ik dit aan den lijve mogen ervaren. Ik vloog als passagier mee in een vierzitter die werd bestuurd door een vriend. Op alle belangrijke momenten werd een lijst afgelopen: vóór het starten van de motor, vóór het taxiën, vóór het oprijden van de startbaan en ook nog vóór het daadwerkelijke opstijgen. En waarschijnlijk vergeet ik dan nog een of twee momenten.

Wat me het meeste opviel was dat sommige items op de checklist vaker terugkwamen. Zo moest de piloot bij iedere stap weer controleren of de stuurvlakken vrij waren, wat erop neer komt dat hij een rondje met de knuppel draaide. Aangezien we die dag drie keer zijn opgestegen van verschillende plekken, werd het voor mij vrij hilarisch om dit ritueel steeds weer te zien. Dat brengt ons meteen bij het eerste voordeel van een checklist.

1. Herhaalde taken

Als je complexe taken vaker moet herhalen, is het verstandig om er een keer goed voor te gaan zitten en er een checklist van te maken. Je weet dan zeker dat je voortaan geen stappen vergeet. Zelf heb ik bijvoorbeeld checklists voor de administratie die ik aan het eind van elke maand moet doen, voor het bijhouden van mijn archief met artikelen en voor minder leuke dingen zoals de boekhouding en de belastingaangifte.

Doordat ik één keer goed heb opgeschreven hoe ik deze taken het handigst en het snelst uitvoer, hoef ik het wiel de volgende keer niet opnieuw uit te vinden: het principe “Doe het één keer“. Geloof me, dat overkwam me geregeld voordat ik ging werken met een checklist, zonde van de tijd en de moeite.

2. Een leeg hoofd

Als je een checklist gebruikt, kun je je concentreren op de belangrijke dingen, omdat je de items op de lijst niet wanhopig hoeft te proberen te onthouden. De piloot die zijn vliegtuig klaar maakt voor vertrek kan zich daar helemaal op concentreren zonder bang te hoeven zijn dat hij een stap mist in het nalopen van zijn lijst.

Hierdoor heb je meer ruimte in je hoofd of, zoals psychologen en ICT-ers zeggen, je maakt er werkgeheugen mee vrij. We weten uit onderzoek dat mensen beter functioneren als ze niet allerlei informatie actief moeten proberen te onthouden, ook hiervoor is een checklist dus nuttig.

3. Best practice

Als je een klus die je vaak herhaalt probeert op papier te zetten, dan zie je vaak ineens waar het beter of handiger kan. Misschien zijn er stappen die je slim kunt combineren, of is de volgorde helemaal niet handig, zoals ik zelf merkte in mijn maandelijkse administratie. Dat zijn dingen die je vaak niet ontdekt als je gewoon aan de slag gaat, maar wel als je je werk op een rijtje zet en kritisch bekijkt.

Als je dan de volgende keer aan de slag gaat met je werk aan de hand van de checklist, merk je misschien dat je tijdens het uitvoeren van de stappen ideeën krijgt voor verbetering. Vroeger verdampten die ideeën nogal eens bij mij, ik vergat ze gewoon als het weer tijd was om de klus te doen. Neem verbeteringen dus op in je lijst, zo stroomlijn je je workflow steeds verder.

4. Verdeel en heers

In één oogopslag een grote klus overzien kan nogal overweldigend zijn, maar ook demotiverend. Waar moet ik beginnen en hoe krijg ik dit ooit af? Gelukkig kun je dan gebruik maken van de oude wijsheid “De beste manier om een olifant op te eten is: hapje voor hapje.”

Als ik merk dat ik een ingewikkelde en terugkerende klus niet leuk vind (de gevreesde administratie bijvoorbeeld), dan maak ik er tegenwoordig een checklist van. Op die manier vergeet ik geen stappen, maar het is ook een motiverende manier van werken. Ik kan namelijk stap voor stap de verschillende onderdelen wegstrepen, zodat ik merk dat ik resultaat boek, ook als de klus nog niet helemaal af is.

Het wegstrepen van een onderdeel van het werk kan de energie geven om door te gaan naar het volgende onderdeel, maar je kunt ook beslissen dat je daar later mee verder gaat. Doordat in je lijst precies wordt bijgehouden wat je wel en niet hebt gedaan, raak je de draad niet zo snel kwijt.

5. Delegeren

Een leuk bij-effect van een checklist is dat je die kunt gebruiken op het moment dat je besluit de volgende stap te zetten en het werk te delegeren aan iemand anders. Je lijst is dan een prima basis om die ander uit te leggen hoe het werk gedaan moet worden, waarom je kiest voor een bepaalde volgorde enzovoort. Bovendien heb je de lijst toch al ergens liggen, je hoeft dus niet moeizaam een procedure op te stellen.

Je kunt ook aan de ander vragen om aan de slag te gaan en eventuele ideeën voor verbeteringen op te nemen in de checklist. Op die manier groeit je lijst uit tot een soort werkbeschrijving waar de ander zich verantwoordelijk voor voelt, een prima stap in het proces van delegeren.

Aan de slag

Wil je aan de slag met je eigen checklist? Neem dan eens een terugkerende klus en zet op een logische en efficiënte manier de opeenvolgende stappen op een rijtje. Misschien heb je al een todo-lijst die je kunt gebruiken als basis, pak die er dan bij. Kijk kritisch naar mogelijkheden voor verbetering of tijdwinst.

Ga je klus dan een keer doen volgens de checklist. Als je merkt dat je stappen mist, voeg ze dan in. Als je ziet dat de lijst eenvoudiger kan, pas hem dan aan. Als je tevreden bent, bewaar je lijst dan en gebruik hem de volgende keer weer. Je zult merken dat het een stuk prettiger werkt dan elke keer het wiel opnieuw uitvinden.

Navigatie

Home › Time management › Werken met een checklist