Eén van de beste aankopen die je kunt doen om tijd te besparen is een datumboek. Je kent het waarschijnlijk wel, een boek met kartonnen bladzijden, iets groter dan A4-formaat, met tabjes, genummerd van 1 tot en met 31.
Het datumboek 
is ideaal om af te rekenen met de stapels papier op je bureau en de altijd onverwachte “Search and Rescue”-acties naar stukken die je bent kwijtgeraakt.
In deze workshop van 10 minuten geef ik je een aantal time management tips voor het datumboek.
Basisprincipe van het datumboek
Het basisprincipe van het datumboek bestaat uit twee simpele stappen:
- Stop stukken, brieven en notulen die je op een bepaalde dag nodig hebt in je datumboek, onder het tabje van de datum waarop ze weer tevoorschijn moeten komen.
- Begin elke werkdag met het openen van het datumboek op het tabje van vandaag en haal de spullen die je vandaag nodig hebt eruit.
Klaar. Dat is alles.
Gemakkelijk toch?
Ik kan me voorstellen dat dit nog niet helemaal helder is, daarom geef ik een paar voorbeelden uit mijn eigen werk:
Voorbeeld 1: Verslagen van vergaderingen
Er komt een verslag binnen van een vergadering. Vroeger zou ik het verslag hebben doorgelezen en op een stapel op mijn bureau hebben gelegd. Op de dag van de vergadering zou ik dan verwoed alle stapels doorspitten, uiteindelijk het verslag vinden en naar de vergadering rennen. Daar zou ik proberen me de opmerkingen te herinneren die ik wilde maken toen ik het verslag twee weken geleden las.
Met het datumboek is de werkwijze iets anders:
Stap 1: Het verslag komt binnen. Als het doorlezen minder kost dan 5 minuten, doe ik het meteen. Anders doe ik het aan het einde van de dag als ik mijn to-do-lijst afwerk. In de kantlijn van het verslag zet ik mijn vragen en opmerkingen.Dan gaat het verslag in het datumboek onder de datum waarop de volgende vergadering is gepland.
Stap 2: Als de dag van de nieuwe vergadering is gekomen, vind ik ’s ochtends het verslag in het datumboek. Ik kijk of mijn opmerkingen nog niet achterhaald zijn en neem het verslag mee naar de vergadering. Daar kan ik inbrengen wat ik had voorbereid.Resultaat: Het lezen van stukken doe ik één keer, zoals het principe van time management ook aanraadt, maar ik kom met minder tijdsbesteding wel beter voorbereid op de vergadering
Voorbeeld 2: Bijzondere gebeurtenissen
Een collega promoveert op de 27e. Ik neem haar proefschift door en stop het in mijn brievenboek onder de 27e (daarom is mijn bovenstaande datumboek zo dik op die datum).
Als de 27e is gekomen, heb ik ’s ochtends het proefschrift weer in handen en kan ik nog even kijken naar de opmerkingen die ik op een Post-it had bijgevoegd.
Voorbeeld 3: Terugkerende klusjes
Aan het einde van de maand is het opstellen van een reis- en onkostenkostendeclaratie altijd een vervelend klusje. Daarom stop ik alle bonnetjes, treinkaarten en kilometerbriefjes meteen als ik op het werk kom onder de tab “28“.
Als het einde van de maand in aantocht is, kom ik de bonnetjes automatisch tegen in plaats van ze te moeten opsporen. Het invullen van een declaratie is danmeteen een stuk gemakkelijker.
Soms werk ik aan een project dat ik niet in één keer kan afhandelen. Ik reserveer dan bijvoorbeeld elke woensdagmiddag twee uur om eraan te werken. Als de tijd voorbij is, stop ik de documenten die ik nog nodig heb terug in het datumboek, 7 dagen verder.
Wat ik niet meer nodig heb, gaat in een archief en stoort me niet bij het bewaren van mijn overzicht. Over een week kan ik dan weer aan de slag, zonder hinderlijke stapels op het bureau.
Wil jij ook meer overzicht zonder stapels en zonder zoeken? Bestel een datumboek en probeer er eens een paar weken mee te werken. Grote kans dat het ook voor jou een aanwinst is!
Navigatie
Home › Time management › Het datumboek
