Als arts werk je vaak samen met verpleegkundigen, laboranten, assistenten enzovoort. Je zou verwachten dat delegeren, als basis van leiderschap, dus een vaardigheid is die je tijdens je studie geneeskunde aanleert. Toch is dat niet zo! Daarom deze stoomcursus “Delegeren en leiderschap in vijf stappen“. Je kunt de tekst binnen 15 minuten doorlezen, maar neem vooral de tijd om erover na te denken en het toe te passen. Die tijd zul je terugverdienen als je het delegeren goed aanpakt!

Stap 1: Waarom delegeren?

Toen ik begon met mijn eerste leidinggevende functie als manager van een behandeldienst was delegeren voor mij nog onontgonnen terrein. Ik wist niet goed hoe je het aan moest pakken, bovendien zat er ook een ethische kant aan: Ik wist dat veel mensen het al druk genoeg hadden. Die wilde ik niet lastigvallen met extra werk, zeker niet als het werk was waar ik zelf vanaf wilde.

Ik ben er toch mee aan de slag gegaan en al snel ontdekte ik dat delegeren juist heel veel positieve effecten kan hebben. Voor jezelf, voor je patiënten en ook voor degene naar wie je delegeert.

1. Voor jezelf: Je houdt meer tijd en energie over voor zaken waarin je een echte meerwaarde hebt. Zaken die alleen jij als arts kunt doen en die je niet kunt delegeren.

2: Voor je patiënten: de tijd en energie die je niet meer hoeft te steken in het gedelegeerde werk, kun je ongetwijfeld goed gebruiken in de patiëntenzorg.

3: Voor degene naar wie je delegeert: je investeert in die ander, geeft haar je vertrouwen en maakt haar werk leuker. Eigenlijk is het een groot compliment als iemand interessant werk naar je delegeert, zodat je meer verantwoordelijkheid krijgt en jezelf kunt ontwikkelen.

Stap 2: Weerstand tegen delegeren

Om goed te delegeren is het belangrijk dat je je realiseert: Delegeren is geen eenmalige actie, maar een proces. Dat betekent dat je er tijd in moet stoppen en dat brengt ons bij de meest gehoorde smoes over delegeren: “Ik doe die registratie zelf wel, want dan ben ik maar 20 minuten bezig. Als ik het aan een ander moet uitleggen, kost het me een uur.” Een valide argument, behalve als deze registratie elke week terugkomt…

Een ander punt van weerstand tegen delegeren is het onbehaaglijke gevoel dat je blijkbaar minder nodig bent dan je dacht.

Tijdens werkconferenties met specialisten ouderengeneeskunde zijn taakherschikking en delegeren vaak belangrijke discussiepunten. Ik stel dan altijd de concrete vraag: “Wie spuit de oren uit van jouw patiënten?”

De antwoorden zijn heel wisselend: Sommige artsen willen dit per se zelf doen, anderen hebben het al jaren geleden gedelegeerd naar de verpleging. En al deze uiteenlopende keuzes worden gemotiveerd met hetzelfde argument: optimale zorg.

Zou er niet een ander argument meespelen..?

Stap 3: Voorwaarden om te delegeren

Voordat je werk gaat delegeren, moet je jezelf afvragen of het daar wel geschikt voor is. Goede werkzaamheden om te delegeren zijn:

• Tijdrovend. Als het werk weinig tijd kost, is het misschien niet de moeite waard om te delegeren. Denk goed na over terugkerend werk: het delegeren van een klein dagelijks klusje kan per maand heel wat tijd opleveren.
• Goed te omschrijven. Als je werk kwijt wilt, maar je kunt een ander niet goed uitleggen hoe het gedaan moet worden, vergeet het dan maar. Zorg er eerst voor dat je kunt uitleggen wat je van de ander verwacht, anders is er geen sprake van delegeren, maar gooi je het werk domweg over de schutting.

De laatste voorwaarde gaat over jezelf: Weet je zeker dat je tevreden kunt zijn met het werk van een ander? Als je een perfectionist bent, weet je wel wat ik bedoel: je probeert het uitwerken van je brieven te delegeren, maar de ander sluit jouw brieven steeds af met “Met vriendelijke groeten“, terwijl je echt wilt dat er staat “Met vriendelijke groet“. Dus ga je de brieven maar weer zelf typen.

Stap 4: Hoe delegeren?

• Laat de ander meekijken hoe jij het werk doet. Vooral bij patiëntgebonden werk gaat het niet alleen om de handelingen, maar wil je ook dat de communicatie en bejegening goed verlopen. “Stel de zorgvrager eerst gerust” is een mooie formulering in het protocollenboek, maar altijd minder leerzaam dan een keer meekijken en zien hoe jij met je patiënt omgaat als die bijvoorbeeld moet worden gecatheteriseerd.
• Kijk daarna met de ander mee en observeer hoe hij het doet. Grijp in als daarom gevraagd wordt of op het moment dat je vindt dat het niet zo kan doorgaan, maar gun de ander ook zijn eigen stijl en bemoei je er niet te snel mee. Geef achteraf feedback op wat goed ging en wat je de volgende keer graag anders zou willen zien. Herhaal deze stap zonodig.
• Laat de ander het werk zelf doen. Maak afspraken over je bereikbaarheid voor het geval dat de ander je nodig heeft. Informeer af en toe of het allemaal goed gaat en of je nog iets kunt betekenen. Met andere woorden: nodig de ander uit om jou erbij te betrekken, maar laat de regie zoveel mogelijk bij de ander.

Als je patiëntenzorg en je eigen professionaliteit serieus neemt, dan val je de ander nooit af in bijzijn van patiënten of collega’s. Als je wilt dat de ander iets van je leert, dan geef je negatieve feedback één-op-één.

Helaas is dit een regel die nog steeds vaak wordt geschonden. Maar sta er even bij stil: Wat denkt de patiënt over een arts die een assistent of verpleegkundige publiekelijk op haar nummer zet? Hint: Er is één fout antwoord.

1. Wat een fijne dokter en wat weet hij toch veel, daar kan die ander nog veel van leren!
2. Wat een arrogante kwal, hoe kun je arts zijn als je zo met mensen omgaat?
3. Wat een onbeheerst figuur, ik hoop dat hij zijn gemak houdt als hij mij straks behandelt.
4. O jee, ik zal zelf maar geen vragen meer stellen, anders valt hij ook nog tegen mij uit omdat ik dom ben.

Door de ander af te vallen, beschadig je niet alleen het vertrouwen dat de patiënt in jouw assistent heeft, maar vooral in jou zelf! Reken maar dat het voorval op familiefeestjes en verjaardagen in geuren en kleuren zal worden doorverteld, dus de aangerichte schade wordt op die manier nog groter. Denk daarom twee keer na voordat je uit je slof schiet.

Stap 5: Succes, falen en leiderschap

Er zijn twee belangrijke, maar moeilijke regels voor alle vormen van leiderschap, inclusief delegeren. De eerste regel gaat over succes.

Succes is voor de ander, mislukking is voor jou.

Een goede leider zal de medewerker altijd het succes gunnen. Succes is de brandstof waardoor die ander zich verder ontwikkelt, zodat hij je nog beter kan ondersteunen in je werk. Natuurlijk, jij hebt als leider ook succes geboekt: het feit dat je een medewerker aan het ontwikkelen bent. Maar je hoeft als leider niet altijd voorop te staan.

Als je medewerker een vis vangt, zeg dan niet dat jij dat hebt gedaan. Zeg dat je een visser hebt opgeleid, die voortaan elke dag een vis gaat vangen.

Mijn eerste ervaring met dit mechanisme was de staande ovatie die het studentencabaret kreeg toen ik zelf de regisseur was. Ik zat anoniem te genieten in de donkere zaal, terwijl ik terug dacht aan alle tijd en energie die ik de afgelopen maanden in het stuk en in de mensen had gestoken. De mensen in het publiek wisten niet dat ze ook voor mij klapten, maar de acteurs en ikzelf wel.

De tweede moeilijke regel gaat over falen:

Als er iets misgaat, springt de leider in de bres.

Je geeft dus niet de schuld aan de ander: “Ja sorry, de co heeft mijn instructie niet goed uitgevoerd…” Daarmee laat je alleen maar merken dat jij je eindverantwoordelijkheid niet hebt waargemaakt.

De hamvraag: Waarom zou je zelf de verantwoordelijkheid op je nemen voor een fout die een ander maakt?

In de eerste plaats ben jij veel sterker dan degene naar wie je werk delegeert. Jij kunt het probleem dus veel beter oplossen en dat is prioriteit nummer 1 als er iets misgaat.

Verder geef je er een signaal mee af naar alle andere mensen die voor je werken: “Ik delegeer werk naar jullie, maar als er iets aan de hand is, ben ik er om je te helpen.” Of denk je dat mensen nog voor jou willen werken als ze weten dat je ze laat vallen zodra er iets misloopt?

Natuurlijk bak je geen zoete broodjes en kun je een heftig gesprek hebben met degene die de fout heeft gemaakt, maar dat doe je binnenskamers. Naar buiten toe neem je de verantwoordelijkheid. Die heb je tenslotte ook, jij hebt toch de keuze gemaakt om het werk te delegeren?

Delegeren is ontzettend nuttig en kan heel leuk en dankbaar zijn. Het is een goed startpunt voor de ontwikkeling van  leiderschap, ik gebruik het vaak als eerste stap bij het coachen van artsen of paramedici die een leidinggevende functie gaan vervullen. Heb je hier ook belangstelling voor? Neem dan gerust vrijblijvend contact met mij op, dan kunnen we gezamenlijk je wensen bespreken en een traject op maat samenstellen.