Een belangrijk probleem in time management is prioriteren: Welke zaken pak ik eerst op en welke laat ik liggen tot later? Om goed te prioriteren moet je een idee hebben welke werkzaamheden voorrang hebben boven andere werkzaamheden. Deze voorrangsregels zijn een onderdeel van ons persoonlijke time management, maar vaak zijn we ons hier niet eens bewust van. Neem daarom 10 minuten de tijd om dit artikel door te lezen en je hebt meteen meer grip op je tijdsbesteding.

Dokters en time management: Spoed gaat voor

Als je als dokter nooit hebt stilgestaan bij time management, is de kans groot dat je prioritering er als volgt uitziet:

 

Dringende zaken hebben voorrang op niet dringende zaken.

Eigenlijk is dit helemaal niet zo’n rare manier om je werk te organiseren als arts: spoedgevallen los je eerst op, want dan loopt de patiënt het meeste risico. Daarna behandel je de niet-spoedpatiënten. Als zich tussendoor weer een spoedgeval aandient, dan ga je daar eerst naartoe voordat je je spreekuur afmaakt.

Deze manier van time management heeft een nadeel: Alles waar spoed aan vast zit, geef je voorrang, ook als dat helemaal niet zou hoeven. Je ziet namelijk over het hoofd dat dringend en belangrijk niet hetzelfde zijn.

Sommige dringende zaken kunnen zeer onbelangrijk zijn en sommige niet-dringende zaken hebben juist een groot belang. We voegen daarom een as “belangrijk-onbelangrijk” toe aan de grafiek en komen zo tot time management in 4 categorieën, ook bekend onder de naam Eisenhower kwadrant:

 

Kijk eens kritisch naar je eigen werk. Zijn er inderdaad dringende zaken die niet belangrijk zijn? En zijn er misschien ook zaken die niet dringend zijn, maar wel heel belangrijk? Probeer voor elk kwadrant eens een aantal voorbeelden te vinden.

Bij elk kwadrant hoort een vorm van time management die het meest effectief is voor dat type klussen. Hier staan ze opgesomd:

 

Kwadrant 1: Doen

Dit kwadrant gaat over spoedgevallen, werk dat je meteen moet doen om problemen te voorkomen. Als arts hebben we vaak een haat-liefde-verhouding met dit soort werk, want het doorkruist onze planning totaal, maar het is ook leuk werk dat vaak veel voldoening oplevert: als je met een spoedgeval bezig bent, voel je je helemaal dokter. Je kunt je richten op het medisch handelen en hoeft niet meer na te denken over bijkomende zaken zoals planning of time management. En dat doe je dan ook niet meer als je voortdurend in kwadrant 1 werkt.

Dat is dus ook meteen het risico: Voor je het weet, ben je de hele dag bezig met spoedgevallen, ook als die geen echte spoed zijn: de slechte planning van anderen, onbelangrijke zaken die als spoed worden gepresenteerd, maar ook zaken die je hebt verwaarloosd en die nu zijn uitgegroeid tot een crisis.

Tips voor kwadrant 1

Als je niet oppast, komen steeds meer klussen terecht in kwadrant 1 en kom je niet meer toe aan iets anders dan brandjes blussen. Denk daarom bij elke spoedklus even na over de volgende vragen:

• Is dit echt een spoedgeval, of kan het ook even wachten, zodat ik af kan maken waar ik nu mee bezig ben?
• Als het een spoedgeval is, is het dan nu mijn werk om het op te lossen?

In de verpleeghuizen waar ik werkte, wist de verpleging precies welke arts meteen kwam als hij gebeld werd en welke arts de spoedgevallen door probeerde te schuiven. De eerste arts werd dus veel vaker gebeld, ook als hij geen spoeddienst had.

•  Is het de zoveelste keer dat dit spoedgeval voorkomt? Denk dan eens na hoe je het in de toekomst kunt vermijden.

Het was voor mij geen zeldzaamheid om in de acute dienst te worden gebeld voor het doordoseren van antistolling, omdat vergeten was om dit in de visite met de eigen arts te bespreken. Door hier strakkere afspraken over te maken, namen deze telefoontjes flink af.

Kwadrant 2: Plannen

In kwadrant 2 vind je de zaken die belangrijk zijn, maar waar (nog) geen tijdsdruk op zit. Overigens: Als je ze lang genoeg verwaarloost, worden het vanzelf kwadrant-1-spoedgevallen! Daarom kun je ze het beste plannen: reserveer plek in je agenda die je gebruikt om dit werk te doen.

Werk aan verbeteringen in de patiëntenzorg en in de organisatie vind je meestal in kwadrant 2, denk aan het farmacotherapeutisch overleg, de valincidenten-commissie of de Werkgroep Kwaliteit.

Door tijd te besteden aan kwadrant 2, bespaar je uiteindelijk tijd in kwadrant 1.

Bijvoorbeeld: Door in een overleg goede afspraken te maken over de afhandeling van spoedgevallen, ben je minder tijd kwijt aan ad hoc werk als zich zo’n spoedgeval voordoet.

Tips voor kwadrant 2

• Houd bij het plannen rekening met de omstandigheden. Het heeft weinig zin om tijd voor je literatuuronderzoek in te plannen op een dagdeel waarop je spoeddienst hebt en voortdurend onderbroken wordt.
• Neem je eigen agenda serieus, er is niemand anders die dit voor je zal doen.
• Maak een ademende agenda, zeker als je veel te maken hebt met kwadrant-1-werkzaamheden die je planning doorkruisen.

Ademende agenda

Als je per dag ongeveer een uur bezig bent met spoedgevallen, zorg er dan voor dat je iedere dag een uur vrij hebt in je agenda. Die tijd gebruik je om te schuiven met het werk dat je niet hebt kunnen doen, omdat je bezig was met het spoedgeval.

Kwadrant 3: Delegeren

In kwadrant 3 vind je de onbelangrijke zaken die wel urgent zijn. Denk hierbij aan onbelangrijke telefoontjes, maar ook aan een artsenbezoeker die onverwacht op je stoep staat en je even wil spreken. Administratieve werkzaamheden vallen ook vaak onder kwadrant 3. De beste strategie voor kwadrant 3 is delegeren.

Als je niet zeker weet of werk belangrijk is of niet, stel jezelf dan de vraag: Is het belangrijk dat ik dit werk doe? Als dokters hebben we de neiging om ons werk heel belangrijk te vinden, maar veel werk kan worden gedelegeerd aan mensen die het net zo goed kunnen, zodat wij onze tijd kunnen besteden aan de dingen die we niet kunnen delegeren.

Kwadrant 4: Delete

Het werk in kwadrant 4 is niet belangrijk en ook niet dringend, dus wat doet het nog op je bureau of in je mailbox? Dit soort klussen kun je het beste verwijderen: delete.

Voorbeelden van kwadrant 4 zijn nutteloze nieuwsbrieven en enquêtes, elke 5 minuten je mail checken en stranden op Facebook. Ook binnenlopende collega’s die even de laatste roddels willen doornemen, horen onder kwadrant 4.

Als ik merk dat ik in kwadrant 4 zit te werken, is dat voor mij een signaal dat ik moe ben of vastloop in mijn echte (kwadrant 2) werk. Dat was al zo tijdens mijn studietijd: mijn kamer was nooit zo schoon en opgeruimd als in de laatste dagen voor een tentamen.

Mijn strategie is om even uit te rusten, een rondje te lopen en afstand te nemen van het probleem waar ik mee bezig ben. Daarna kan ik er met een leeg hoofd en frisse moed opnieuw mee aan de slag.

Sta eens stil bij je eigen werk. Welke klussen horen in welk kwadrant? Kijk hier kritisch naar, het zou heel bijzonder zijn als al je werk in kwadrant 1 hoort.

Kijk ook eens hoe de genoemde strategieën je kunnen helpen om meer grip te krijgen op je werk binnen de tijd die je hebt. Veel succes met het verbeteren met je time management!

Navigatie

Home › Time management › Dringend of belangrijk?