LEGO time management

Het favoriete verjaardagscadeau van mijn zoon is LEGO.LEGO time management Hij kan eindeloos constructies bouwen en vooral ook weer slopen, om van de onderdelen weer nieuwe combinaties te verzinnen en niet-bestaande ruimtevaartuigen te maken.

Terwijl ik hem daarmee aan de slag zag, realiseerde ik me ineens dat voor LEGO dezelfde principes gelden als voor time management.

Hoeksteen

Time management heeft, net als LEGO, een belangrijke hoeksteen. De hoeksteen van time management is het beginsel “Doe het één keer”, een principe dat in een ander artikel verder wordt uitgelegd.

Maar wat heeft dat nu te maken met LEGO?

Er zijn maar weinig mensen die maar één opdracht tegelijk krijgen. Meestal moeten verschillende klussen worden geklaard en wachten die niet op elkaar. Daardoor is het heel lastig om overzicht te houden en je werk helemaal af te maken, je wordt van de ene klus naar de andere getrokken.

Om het te vertalen naar het werk van de dokter: Er moet nog een aanvraag worden geschreven voor een CT, er moeten drie brieven worden gedicteerd zodat de betreffende patiënten met ontslag kunnen, er moet iets worden gedaan met de afwijkende labuitslagen van meneer Figuursma en dan gaat ook nog het sein vanwege een spoedgeval.

Die situatie lijkt op mijn zoon na zijn verjaardag. Hij heeft een paar dozen LEGO gekregen en begint met de eerste. Maar voordat hij die af heeft, bedenkt hij dat hij met een andere doos aan de slag wil. Hij laat het eerste bouwsel half af liggen en begint aan het tweede. Maar dan lokt de derde doos…

Je snapt hoe het gaat: uiteindelijk heeft hij geen enkel bouwsel af.

Drie keer een half = nul

Net als kwantummechanica kent time management een afwijkende vorm van wiskunde. In termen van time management is drie keer 1/2 namelijk gelijk aan 0.

Kijk maar: Mijn zoon heeft drie legobouwsels half afgerond, maar hij heeft geen enkel bouwsel af zodat hij ermee kan spelen.

De dokter die tegelijkertijd aan drie taken werkt, maar ze allemaal niet afmaakt, bereikt vanuit het perspectief van de patiënt eigenlijk niets: De CT wordt niet gemaakt, want de aanvraag is maar half geschreven. De brieven gaan niet de deur uit, want ze zijn maar half af. En meneer Figuursma wordt niet geholpen, want de dokter komt er maar niet aan toe om iets te doen met de afwijkende labuitslagen.

Probleem of niet?

De vraag is of deze manier van werken een probleem oplevert. Dat hoeft namelijk niet per se zo te zijn. De aannemer die tien huizen naast elkaar bouwt, zal niet eerst ieder huis helemaal afmaken voordat hij aan het volgende begint. Met andere woorden: Hij zal niet na 10% van zijn inzet 10% van het resultaat hebben bereikt, namelijk één bewoonbaar huis.LEGO en time management

Om redenen van efficiëntie zal een aannemer na 90% van zijn inzet 0% van zijn resultaat hebben bereikt: Er staan 10 huizen die weliswaar bijna af zijn, maar allemaal nog niet bewoonbaar zijn.

In de gezondheidszorg werkt het anders. Een patiënt heeft niets aan een CT-aanvraag die voor 90% ingevuld op het bureau ligt, terwijl de dokter er wel al 90% van de benodigde moeite in heeft gestoken. Net zoals mijn zoon nog niet kan spelen met zijn drie LEGO-bouwsels die allemaal net niet af zijn, terwijl hij er wel veel moeite in heeft gestopt.

Wat dan?

Door je bewust te zijn van de manier waarop je je werk doet, ga je ontdekken wanneer je taken niet helemaal afrondt, waardoor ze op dat moment niets opleveren voor je patiënt.

Perfectionisme kan hier een oorzaak van zijn. Hierdoor blijf je maar twijfelen of je alles wel goed hebt gezien en niets bent vergeten, zodat je je werk niet afrondt.

Soms komt het door “Pac-man-time management”. Dat is een manier van werken die vergelijkbaar is met steeds meer in je mond stoppen, maar geen tijd nemen om te kauwen en door te slikken. Met andere woorden: steeds nieuw werk aannemen zonder het oude werk af te ronden. Als ik zelf enthousiast ben over een leuk project, stap ik ook nog wel eens in die valkuil. Alles is dan interessant, maar wanneer heb ik de tijd om het uit te werken en af te ronden?

Denk eens na hoe goed jij bent in het afronden van klussen. En kijk eens welke werkzaamheden je nog hebt liggen die je eigenlijk met weinig moeite kunt afronden. Je kunt ze afhandelen, van je takenlijstje schrappen en uit je hoofd zetten, zodat ze je niet meer afleiden als je met de rest van je werk bezig bent.

En ineens heb je meer tijd en energie voor je patiënten. Dat allemaal door een paar doosjes LEGO.

Navigatie

Home Time management › LEGO time management

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *