Het verwerken van mail is een grote tijdvreter en alle hulp daarbij is welkom. Een van de beste dingen die je kunt doen met oneigenlijke en tijdrovende taken is automatiseren. Waarom zou je hiervoor geen gebruik maken van de geavanceerde functies die toch al in je email-programma zitten? Door slimme regels in te stellen, wordt je mail automatisch voor je gesorteerd en kun je je beter bezighouden met datgene waar het om gaat: de inhoud van de mail.

Tegenwoordig kun je de functie “Mail filteren” terugvinden in vrijwel alle e-mailprogramma’s, maar ook in webmail, zoals GMail en Hotmail. De functie heeft soms een iets andere naam en kan nogal verstopt zijn, maar als je goed kijkt kun je hem meestal wel vinden.

“Mail filteren” kun je gebruiken door regels op te stellen voor het automatisch sorteren en zelfs verwijderen van je binnenkomende mail. Als je er 10 minuten voor gaat zitten, kun je al een aantal nuttige sorteerregels instellen.

Bij het filteren van je mail kun je gebruik maken van een aantal onderdelen waarop gefilterd moet worden. Als voorbeeld lopen we de instellingen na die je terug kunt vinden in GMail via Instellingen > Filters > Nieuw filter maken.

Mail sorteren op afzender

Het veld “Van” gebruik je om mail te sorteren op afzender. Als je bijvoorbeeld nieuwsbrieven krijgt, dan kun je filteren op de betreffende afzender en de nieuwsbrieven automatisch in een map “Nieuwsbrieven” laten opnemen. Je ziet ze dan niet steeds in je mail voorbij flitsen, maar kunt op een moment dat het jou uitkomt in die map kijken wat er de laatste tijd aan nieuwsbrieven is binnengekomen.

Zelf gebruik ik deze functie ook als ik een uitgebreide mailwisseling met iemand heb, bijvoorbeeld over een gezamenlijke voordracht op een symposium. Ik stel dan een regel in, waardoor alle mail van die persoon in een apart map terechtkomt, zodat ik steeds onze gedachtenwisseling en alle verschillende versies van onze presentatie bij elkaar heb.

Mail sorteren op geadresseerde

Als je meer dan één mailadres gebruikt, dan kan het handig zijn om je inkomende mail te sorteren op “Aan“. Zelf vind ik GMail erg geschikt om meerdere mailadressen mee te beheren.

Ik heb bijvoorbeeld een apart mailadres aangemaakt voor de technische rapporten die ik krijg over deze site. Door de binnenkomende mail op geadresseerde te sorteren, worden de berichten aan dat mailadres in een aparte map gestopt. Op die manier heb ik zonder extra moeite al die rapporten steeds bij elkaar.

Mail sorteren op onderwerp

Sorteren op “Onderwerp” kan lastig zijn, want je weet nooit 100% zeker dat mensen het onderwerp gebruiken dat jij in gedachten hebt. Helaas zijn er ook nog steeds mensen die mail versturen zonder onderwerp. Dat is niet alleen lastig bij het automatisch sorteren, je verliest ook het overzicht over je inbox als er mails in staan zonder onderwerp. Je moet de mail dan steeds openen om te zien wat er ook weer in stond. Goede redenen om een mail dus altijd een onderwerp mee te geven!

Een voorbeeld van mail sorteren op onderwerp uit mijn eigen mailbox: Mails met het onderwerp “klachtencommissie” worden automatisch in een apart mapje gestopt dat ik reserveer voor die correspondentie. Op die manier heb ik altijd overzicht over de planning van de zittingen, de lopende klachten waar we mee bezig zijn en de afgehandelde zaken.

Mail sorteren op inhoud

De velden “Met de woorden” en “Zonder de woorden” kunnen worden gebruikt om mail te sorteren aan de hand van de inhoud. Je kunt hierbij aangeven welke woorden wel, of juist niet in de mail moeten zitten. Spam-filters gebruiken ook dit soort technieken. Als er teveel schreeuwerige uitdrukkingen in een mail staan, wordt die als spam aangemerkt en naar de prullenbak verplaatst.

Sorteren op inhoud vind ik zelf de lastigste variant. Menselijk taalgebruik is zo ingewikkeld dat een paar simpele sorteerregels niet altijd het resultaat opleveren dat je voor ogen had. De afgelopen weken heb ik dat zelf ook mogen ervaren: Het Google spamfilter blokkeerde een aantal berichten die door bezoekers van deze site waren achtergelaten! Gelukkig heb ik het probleem snel op kunnen lossen en werkt alles nu weer naar behoren.

Mocht je een bericht hebben achtergelaten op de site, maar geen reactie hebben gehad, neem dan even opnieuw contact op. Dat kan ook telefonisch, dan hebben we in ieder geval geen last van de spamfilters van Google.

Veel succes met het bedenken en instellen van je eigen mailfilters. Het mooie hiervan is: als je ze eenmaal hebt ingesteld, hoef je er niet meer naar om te kijken en doet de computer de rest!

Navigatie

Home › Time management › Automatisch mail filteren