Het is een basale regel van time management: De taak die de minste tijd kost, is de taak die je niet doet. Voor veel artsen is oneigenlijk werk een tijd- en energievreter. Tijd om daar iets aan te doen.

Het begint ermee dat je je echte werk van oneigenlijk werk moet gaan onderscheiden. Je kunt daarbij gebruik maken van het Eisenhower-kwadrant dat in dit artikel wordt besproken. Als je deze principes een tijdje toepast op je werk, ontdek je twee dingen:

1. Je hebt bij nader inzien minder spoedgevallen dan je dacht (kwadrant 1 en 2).
2. Er is heel wat werk dat niet belangrijk is en dus gedelegeerd of verwijderd moet worden.Kwadrant 3 en 4 zijn de kwadranten waarin oneigenlijk werk zich verstopt.

Omgaan met oneigenlijk werk is een kunst apart, die je als arts niet leert. Daarom zet ik vijf strategieën op een rij hoe je dit kunt aanpakken, gesorteerd van de minst tot de meest tijdrovende.

Elimineren

Dit is de strategie die je bij voorkeur gebruikt voor werk dat overduidelijk in kwadrant 4 zit: niet belangrijk en niet dringend. Denk aan het invullen van een nutteloze enquête die je is toegestuurd, het overschrijven van je to-do-list op weer een nieuw briefje en het bestuderen van menselijke interacties op Facebook.

Hiervoor is maar één goed advies: Elimineer deze activiteiten en zorg ervoor dat je weer aan je werk toekomt.

Merk je dat je steeds weer terugkeert naar dit soort nutteloze bezigheden, neem dan eens een pauze. Misschien ben je gewoon moe en ben je toe aan een wandelingetje of een praatje bij de koffieautomaat. Pauzeer ook echt en laat je tijd en energie niet opslurpen door met een vermoeid hoofd nutteloos werk te blijven doen.

Automatiseren

Ik heb een tijd lang op een drukke opnameafdeling van een verpleeghuis gewerkt en ik kreeg een punthoofd van alle brieven die ik moest schrijven aan huisartsen en specialisten. Wat me het meest stoorde, was dat al die brieven zo op elkaar leken:

Geachte collega,

Uw patiënte mw X was van [datum invullen] tot [datum invullen] opgenomen op de opnameafdeling van ons verpleeghuis in verband met [reden van opname invullen].

Medische voorgeschiedenis: [invullen], medicatie: [invullen], bevindingen bij opname: [invullen], beloop tijdens opname: [invullen].

Nadat ik een aantal van dit soort standaardbrieven had geschreven, kreeg ik er genoeg van. Ik ben toen aan de slag gegaan met Word en heb een macro geprogrammeerd.

Als ik het macro startte, verscheen een formulier in beeld waarin ik alleen de gegevens hoefde in te vullen, waarna het macro de brief schreef.

Ineens ging het brieven schrijven een stuk sneller, want ik hoefde niet meer na te denken over allerlei formuleringen (het oneigenlijk werk) en kon me concentreren op de medische informatie. Na een paar weken had ik de tijd terugverdiend die ik in het ontwikkelen van het macro had gestoken.

Nu had ik het geluk dat ik VBA kon programmeren, maar zelfs zonder die kennis vallen er genoeg klussen te automatiseren. Denk maar aan het gebruiken van een standaard handtekeningen onder de mail en het automatisch sorteren van inkomende mail aan de hand van regels die je kunt instellen in Outlook, Google en Hotmail. Ook slim gebruik van je smartphone valt hieronder.

Misschien kun je de mensen van automatisering een goede dag bezorgen door ze te vragen om een macro te maken voor jouw ontslagbrieven?

Delegeren

Eén van de meest onderschatte vaardigheden binnen time management is delegeren. Of nee, ik zeg het verkeerd: goed delegeren.

Zelf dacht ik dat delegeren een manier was om anderen de vervelende klusjes te laten doen, maar dat was een misvatting. Goed delegeren betekent iemand een verantwoordelijkheid geven, tijd investeren en uitleg geven hoe iets gedaan moet worden. Daarna geef je de ander vertrouwen, zodat hij het werk kan uitvoeren zonder dat jij je er constant mee bemoeit. Best moeilijk dus.

Een eye opener over delegeren: jouw rotklusjes zijn de hobby van je collega en omgekeerd.

Een paar concrete voorbeelden:

Op het UMC St Radboud geef ik studenten onderwijs over gezondheidsrecht, zorgorganisatie en zorgfinanciering. Dat zijn onderwerpen die ik zelf erg interessant vind, maar mijn collega-artsen zijn blij dat zij deze ellende niet hoeven te doceren. Hun rotklus is als het ware naar mij gedelegeerd en ik ben er blij mee.

In het verpleeghuis werkte een secretaresse die het geweldig vond om voor mij elke maand de facturen van de apotheek te sorteren op afdeling, patiënt en voorschrijvend arts. Ik was haar daar erg dankbaar voor, want het scheelde mij veel werk en ik kreeg toch de stuurinformatie die ik nodig had.

Jouw oneigenlijk werk is voor andere mensen hun lust en hun leven. Kijk voor een voorbeeld eens naar dit verhaal over praktijkondersteuning en -inrichting.

Vereenvoudigen

Zeker in de gezondheidszorg zijn we ontzettend goed in dingen ingewikkeld maken. Als je een klus hebt die je niet kunt elimineren, automatiseren of delegeren, bedenk dan eens of je hem niet kunt vereenvoudigen. Welke stappen zijn nodig en welke voegen niets toe? Ik zal een voorbeeld geven uit de ziekenhuiswereld:

Er zijn nog steeds ziekenhuizen die patiënten een uitnodiging sturen voor een afspraak op de polikliniek. Dat spaart veel tijd, want je hoeft niet met de patiënt te overleggen, je stuurt gewoon een afspraak per post.

Helaas komt deze afspraak niet goed uit voor een aanzienlijk deel van de patiënten. Deze mensen gaan het ziekenhuis bellen voor een nieuwe afspraak. De planner moet dan alsnog in overleg met de patiënt en er vallen gaten in de planning die al af was.

Uiteindelijk kost deze manier van werken meer tijd, is onvriendelijk naar de patiënt en levert meer stress op voor de planners.

Vereenvoudigen van dit proces is simpel: Maak voortaan afspraken in overleg met de patiënt. Goedkoper, efficiënter en veel vriendelijker.

Leuker maken

Helaas hebben we, ondanks alle time management tips, te maken met een hardnekkige realiteit: er zijn rotklusjes waar niet aan valt te ontkomen. Als het je niet lukt om een klus met één van de bovenstaande strategieën weg te werken, gebruik dan het laatste redmiddel: omarm je vijand en ga de klus leuker maken.

Ik zal een paar voorbeelden geven:

Een collega moest gaan tijdschrijven, zodat haar werk kon worden toegerekend naar de juiste patiënt. Ze vond het verschrikkelijk om met haar agenda of een los vel papier rond te lopen en steeds tijd te schrijven. Gelukkig kreeg ze een programmaatje voor haar smartphone waarmee ze met twee klikken per patiënt heel simpel haar tijd kon bijhouden. Op die manier automatiseerde ze een deel van het werk en kreeg meteen meer inzicht in haar workload.

Een ander voorbeeld: Mijn eerste MP3-speler heb ik jaren geleden gekocht toen ik 10 uur per week bezig was met woonwerkverkeer. Ik heb intussen heel wat geleerd van al de luisterboeken die ik in die tijd heb gehoord, van geschiedenis tot astronomie. Er zijn leuke luisterboeken die je gratis kunt downloaden om eens kennis te maken met luisterboeken.

Een echte aanrader voor mensen met interesse in persoonlijke groei en leiderschap is het luisterboek De ideeën van Stephen Covey over leiderschap van Ben Tiggelaar. Het gedachtegoed van Covey is niet alleen nuttig voor leidinggevenden, maar voor iedereen die meer aan het stuur wil zitten van zijn eigen leven. Het zou geen gek idee zijn om het als verplichte lesstof aan te bieden op middelbare scholen, zo sterk zijn de inzichten van Covey. Tiggelaar behandelt ze op een toegankelijke en in de praktijk toepasbare manier, zodat je heel wat opsteekt tijdens het luisteren.

Een andere tip is om een mooie, luxe vulpen te kopen, eentje waarmee je zelfs voor je plezier schrijft. Ineens wordt je schrijfwerk minder vervelend, zelfs als het een administratieve klus is waar je eigenlijk geen zin in hebt. Een moderne variant is het gebruiken van een mooie notebook of een tablet. Ik weet niet of het aan mij ligt, maar de laatste tijd zie ik steeds vaker mensen vrijwillig notulen maken op hun iPad of MacBook, terwijl ze daar op papier een hekel aan hadden. Blijkbaar is het werken op hun apparaat zo fijn dat ze het notuleren voor lief nemen.

Ook in je persoonlijke leven kun je deze truuk gebruiken. Heb je een hekel aan de dagelijkse scheerbeurt? Koop dan eens zo’n mooie, ouderwetse scheerkwast, of beter nog: zorg dat je hem cadeau krijgt voor vaderdag of sinterklaas. Een verplicht nummer waar je niet onderuit komt, wordt dan toch wat aangenamer.

Navigatie

Home › Time management › Oneigenlijk werk