Het motto van Wie helpt de dokter? is “Slimmer organiseren om prettiger te dokteren”. Het verminderen van de hoeveelheid oneigenlijk werk is daar een belangrijk onderdeel van. Deze week zag ik daar weer een herkenbaar voorbeeld van langskomen: een overzicht van de tijdsbesteding van een collega op de spoedeisende hulp liet zien dat zij meer dan de helft van de tijd bezig was met registratie, telefoontjes en ander regelwerk in plaats van bij de patiënt te zijn.

Maar dat is nog kinderspel vergeleken met het regelwerk waar artsen mee te maken krijgen die ook praktijkeigenaar zijn.

Verantwoordelijkheden van de praktijkeigenaar

Als je een praktijk hebt, ben je ineens niet alleen verantwoordelijk voor je medisch werk, maar ook voor je rol als ondernemer, werkgever en eigenaar van het pand. Daar komt heel wat werk bij kijken dat je niet leert tijdens je medisch opleiding. Een kleine bloemlezing:

• Systeembeheer: je kunt je niet veroorloven dat je systeem er een dagdeel uit ligt doordat een handig neefje het netwerk heeft ingesteld en precies onbereikbaar is als er iets misgaat.
• Het instellen van backups van het electronisch dossier, maar ook van je andere bedrijfsgegevens, volgens de eisen van verzekeraars en van de wetgever.
• Beveiliging van het gebouw tegen brand, inbraak en ander onheil.
• Onderhoud van het gebouw. Wist je bijvoorbeeld dat garantie op een dag niet geldt bij lekkage als de praktijkeigenaar niet kan aantonen dat het dak jaarlijks wordt vrijgemaakt van bladeren? En zo zijn er nog meer regeltjes waar het overgrote deel van de dokters zich niet van bewust is.
• Beheer van het gebouw. Wil je als medicus bijvoorbeeld tijd besteden aan het uitzoeken van de wettelijke eisen die worden gesteld aan vluchtwegverlichting en de maat van het bordje “nooduitgang”? Het is je plicht om dit correct geregeld te hebben, maar het is de vraag of je het zelf allemaal wilt uitvoeren.
• Kostenbesparing door slimmere inkoop: hoe meer leveranciers en hoe vaker je kleine hoeveelheden materiaal inkoopt, des te meer geld ben je eraan kwijt. Hier is geld te besparen.
• Schoonmaak van het pand en afvalverwijdering volgens de regels die gelden voor ondernemers.
• Ontwikkeling en onderhoud van een gebruiksvriendelijke, actuele en nuttige website. Dit is de zwakke plek van heel wat praktijken, verpleeghuizen en ziekenhuizen.
• Bedrijfshulpverlening. Ieder bedrijf is wettelijk verplicht om de veiligheid in zijn pand te waarborgen. Tegenwoordig gelden er hiervoor geen vastomlijnde regeltjes, maar een ‘zorgplicht’. Na een calamiteit moet je als praktijkeigenaar aantonen dat je de juiste maatregelen hebt genomen om voor een veilig pand en goede procedures bij calamiteiten te hebben gezorgd.

Ik denk dat het onverstandig is om al dit soort zaken zelf te willen regelen. Je bent er op vier manieren veel tijd mee kwijt.

1. De tijd die je stopt in het uitzoeken van de regels, de interpretatie daarvan en de betekenis voor jouw praktijk.
2. De tijd die je kwijt bent aan het uitvoeren van werk om te voldoen aan alle verplichtingen. Denk aan het ophangen van bordjes “nooduitgang”, het uitzoeken van het juiste (verplichte) alarm voor de temperatuur van de koelkast en dat soort zaken.
3. De tijd die je verliest doordat zaken toch niet optimaal zijn geregeld.
4. De tijd die je kwijt bent doordat wetten en regels elk jaar weer veranderen. Als je jaarlijks tijd steekt in het hercontracteren met de zorgverzekeraars, dan weet je hoe lastig het is om met steeds nieuwe regels te maken te krijgen.

Maar misschien nog wel het belangrijkste: het is verspilling van tijd en geld als een arts dit soort zaken zit uit te zoeken, terwijl hij patiëntenzorg zou kunnen leveren. Hoeveel patiënten kun je helpen in de tijd die nodig is om de bovenstaande punten te regelen? Reken voor de grap ook eens uit hoeveel geld deze consulten zouden hebben opgebracht, dan weet je hoeveel het kost om niet uit te besteden.

Delegeren van dit werk kan een oplossing zijn, maar dan moet je wel iemand in je praktijk hebben die verstand van zaken heeft. Anders is het verstandig om dit werk uit te besteden aan een expert. Onlangs had ik een ontmoeting met iemand die zich heeft toegelegd op het ondersteunen van artsen, tandartsen en dierenartsen bij dit soort werk. Jouw strafwerk is zijn passie en specialisme!

Michael Joosen verzorgt met zijn bedrijf Heertjes Advies de administratieve, organisatorische en facilitaire ondersteuning van praktijken. Hij heeft een achtergrond in de facilitaire wereld en past zijn kennis toe op de medische praktijken.

Wat mij persoonlijk erg aansprak is zijn werkwijze. Hij doet eerst een onderzoek in de praktijk, stelt een verbeterplan op en maakt inzichtelijk welke kosten bespaard kunnen worden door slimmer te organiseren en welke investering daarvoor nodig is. Een prettige bijkomstigheid is dat dit hele onderzoek alleen maar kost wat Heertjes Advies aan mogelijke besparingen vindt in één jaar. Je betaalt dus alleen wat je anders ook al aan je huidige, te dure, contracten kwijt bent. Als praktijkeigenaar weet je dan precies waar je aan toe bent en kan daarna zelf beslissen of je de verbeteringen en besparingen door Michael laat uitvoeren.

Ik heb geen aandelen in Heertjes Advies en krijg ook geen vergoeding voor het noemen van de naam, maar ik merkte in ons gesprek dat Michael op een positieve manier bezig is om juist de medisch professionals te helpen minder tijd aan oneigenlijk werk te besteden. Dat is ook mijn missie vanuit Wie helpt de dokter, dus ik kan je van harte aanbevelen om eens een kijkje te nemen op zijn website. Waarschijnlijk kan hij wel wat oneigenlijk werk bij je wegnemen, zodat jij die tijd en energie aan de patiënt kunt besteden.