Tijd besparen door meer overzicht

Sinds de doorbraak van GPS-navigatie is het aantal ongelukken in de bebouwde kom verminderd. Waarschijnlijk komt dat doordat het zogenaamde zoekverkeer is afgenomen: de GPS wijst je de weg door kronkelig eenrichtingsverkeer, zodat je je beter kuntconcentreren op het autorijden. Blijkbaar is zoeken en tegelijkertijd rijden zo moeilijk dat het vaak tot ongelukken leidde. Hoe zou dat zijn binnen de geneeskunde?

Als je binnen de geneeskunde gaat kijken, dan valt het op hoe ordelijk de plekken zijn waar het echt om leven en dood gaat: In ambulances en operatiekamers heeft alles een vaste plek, zodat geen energie en concentratie worden verspild aan zoeken.

Maar ook op andere plekken is dit principe toepasbaar: Door je werk goed te ordenen, kun je in de toekomst veel tijd besparen. De tijd die je erin steekt, heb je snel weer terugverdiend.

Het probleem is dat we nooit hebben geleerd hoe je werk op de beste manier kunt ordenen. Daarom hierbij vier stappen naar meer overzicht:

1. Ontwerp je eigen indeling

Denk goed na over de manier waarop je je werk wilt structureren. Welke logische ordening past het beste bij jouw dagelijkse praktijk?

Een tip om snel de onderlinge verbanden te zien: Teken een diagram, gebruik Post-Its of een mindmap om een boomstructuur te maken met categorieën en subcategorieën.

In de onderstaande mindmap zie je een voorbeeld van het werk van een specialist ouderengeneeskunde (klik om te vergroten).

Deze specialist ouderengeneeskunde heeft alle patiëntgerelateerde informatie rechtsboven in de mindmap gebundeld onder de namen van de afdeling waar zij werkt en de huisartsen voor wie zij regelmatig consulten doet. Verder heeft ze een rubriek gemaakt waarin ze haar nascholingen bijhoudt.

Aan de linkerkant heeft ze de vakinhoudelijke overleggen neergezet. Dit zijn overleggen waar zij veel mail en papieren stukken voor ontvangt, dus het is verstandig om al deze informatie op een goede manier op te bergen om overzicht te houden.

Een belangrijke tip over het aantal categorieën: voor een optimaal overzicht beperk je je tot 7 à 10 rubrieken per laag. Heb je meer rubrieken nodig, voeg dan subcategorieën toe in de boomstructuur.

2. Zet je indeling om in tekst

Om de mindmap wat handzamer te maken, kunnen we de bovenstaande indeling ook weergeven als tekst. Deze kopjes kunnen we vervolgens gebruiken als inhoudsopgave van ordners, op hangmappen, als naam voor de mappen in je PC enzovoort.

 

3. Gebruik één indeling

Als je wel eens hebt geprobeerd om je werk te structureren, dan ken je vast dit scenario: Je kunt een stuk niet meer vinden in je computer, want daar gebruik je een heel andere indeling dan in je hangmappen of je ordners. Doe dit dus niet!

Gebruik op alle plekken dezelfde indeling. Dat betekent dat je steeds dezelfde structuur toepast in je ordners, je hangmappen, de mappen op je computer en in je Outlook.

De enige uitzondering op deze regel zijn lege categorieën: Als er een categorie is waarvan je alleen digitale documenten hebt, dan is het zinloos om daar een ordner voor in te richten.

In mijn eigen indeling komt dit nauwelijks voor: Tot een half jaar geleden had ik wel een kast, maar geen digitale plek voor proefschriften, maar sinds die tijd heb ik een aantal proefschriften digitaal gekregen, zodat ook deze uitzondering nu voorbij is.

4. Maak je spullen niet dakloos

Je hebt een goede indeling gemaakt, zorg er nu ook voor dat je spullen een plek hebben waar ze thuishoren. Labuitslagen en brieven in het juiste bakje, projecten waar je mee bezig bent in een ordner in de kast. Gebruik hangmappen om spullen bij elkaar te houden en uit het zicht op te bergen. Maak gebruik van je datumboek voor alle zaken die op een bepaalde dag weer tevoorschijn moeten komen.

Een regel die professionele organizers vaak gebruiken, is dat spullen geen “plat vlak” als thuis mogen hebben, bijvoorbeeld een tafel of een bureau. Platte vlakken zijn om aan te werken, niet om spullen op te stallen.

Als je ook zo’n bureau of tafel hebt die al tijden vol ligt met stukken, vaktijdschriften en verslagen, dan weet je hoe je het overzicht kunt vergroten. Merk je dat dingen hardnekkig op je bureau blijven liggen? Ga dan eens na of je wel een goede plek hebt om ze op te bergen en maak anders ruimte vrij in een nieuwe ordner of hangmap.

Het is een heerlijk rustgevend gevoel als je weet dat je al je spullen meteen terug kunt vinden. Een slimme indeling volgens bovenstaande stappen kan hiervoor zorgen. Combineer deze stappen met het gebruik van een datumboek en je zult merken dat je nog meer tijd bespaart!

Navigatie

Home Time management › Tijd besparen door meer overzicht

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *