De takenlijst is een van de minst populaire onderdelen van time management. Sommige mensen zijn er dol op, maar anderen vinden hem verschrikkelijk en de meeste mensen die ik ken worden heen en weer geslingerd tussen die twee uitersten.

Het grootste probleem van de takenlijst, of “to do list”, is dat je er gemakkelijk de controle over verliest.

Als je even niet oplet, staat je lijst vol met hardnekkige taken waar je wekenlang niet aan toekomt en verlies je de moed om er nog iets op te zetten. Je lijst is dan een kerfstok geworden van het achterstallige werk dat je nog niet hebt afgerond.

In dit artikel lees je de vijf meest gestelde vragen over de takenlijst en krijg je vijftien tips voor de ultieme takenlijst. Daarmee kun je de baas blijven van je eigen takenlijst, die dan ineens een erg handig hulpmiddel blijkt te zijn.

Welk systeem moet ik gebruiken?

Tip 1: Gebruik één systeem.

Als het ene systeem niet bevalt, houden veel mensen er nog een tweede op na. En dan een derde…

Geef niet toe aan die verleiding en gebruik één systeem. Als je huidige systeem niet bevalt, stop er dan mee en stap over op een ander.

Alleen op die manier ben je er zeker van dat je geen taken over het hoofd ziet. Als je twee (of meer…) lijsten gebruikt, verspil je tijd aan het overschrijven of synchroniseren van je systeem. Houd het bij één systeem zodat je het overzicht bewaart.

Tip 2: Gebruik een takenlijst die je altijd bij je hebt.

Als je het stijlvol wilt doen, gebruik je natuurlijk zo’n mooi opschrijfboekje van Moleskine. Het zijn erg fijne boekjes om mee te werken en op internet zijn allerlei tips te vinden om van je Moleskine een goed doordacht productiviteitssysteem te maken. Het is ook bijzonder om op zo’n site te lezen hoe verknocht sommige mensen zijn aan hun boekje. De boekjes zijn trouwens ook een prima cadeau-idee voor mensen die graag op papier werken.

Zelf gebruik ik mijn Moleskine als notitieboekje, voor mijn takenlijst gebruik ik tegenwoordig de app 2Do die ik draai op mijn iPhone en mijn iPad. De app synchroniseert mijn takenlijst automatisch tussen de verschillende apparaten, zodat ik altijd de laatste versie voor me heb.

Een handige manier van inrichten van een papieren notitieboek zie je in het filmpje over Bullet Journal in dit artikel.

Tip 3: Kies een takenlijst waar je graag mee werkt.

Dat lijkt een heel subjectief criterium en eerlijk gezegd is het dat ook. Iemand die het prettig vindt om met een vulpen in een Moleskine te schrijven, moet dat vooral blijven doen. Voor mensen die liever een technische gadget gebruiken, zijn er meer taken-apps dan je kunt bedenken, wat voor smartphone of apparaat je ook hebt.

Sommige takenlijsten zijn heel minimalistisch van opzet, maar er zijn ook systemen met een gelikt uiterlijk voor de mensen die dat prettiger vinden werken.

Kijk dus vooral even rond voordat je een boekje of een app koopt. Het is veel gemakkelijker om het werken met een takenlijst vol te houden als je er plezierig mee werkt.

Wat moet ik op mijn takenlijst zetten?

Tip 4: Noteer alles wat in je hoofd omgaat

Als je de eerste keer een takenlijst vult, schrijf dan alles op wat door je hoofd gaat. Van deadlines op je werk tot de verjaardagskaart die je niet moet vergeten te versturen tot het abonnement dat je binnenkort moet opzeggen.

Als je dat serieus doet, merk je dat je steeds meer ruimte krijgt in je hoofd. Je maakt als het ware werkgeheugen vrij, zodat je je aandacht aan belangrijkere dingen kunt besteden.

Tip 5: Gebruik de 5-minutenregel of je eigen variant daarvan

De 5-minutenregel zegt: Als een taak minder dan 5 minuten duurt, zet hem dan niet op de takenlijst, maar voer hem meteen uit.

Misschien is de 5-minutenregel voor jou niet handig, maak er gerust de 2-minutenregel of iets dergelijks van. De essentie van deze regel is dat je kleine klussen zo snel mogelijk afhandelt, zodat ze geen ruimte meer in je hoofd of op je takenlijst innemen.

Tip 6: Maak een verzamelitem voor kleine klusjes

Soms kun je een klein klusje niet meteen afhandelen. Denk dan aan het beoordelen van bloeduitslagen en het verwerken van specialistenbrieven. Je bent bijvoorbeeld niet op de juiste afdeling of je hebt geen computer bij de hand.

Zet deze klusjes onder een verzamelitem om ze later in één keer allemaal af te handelen.

Op die manier hoef je maar één keer naar de afdeling te lopen of in te loggen in het systeem waarin je moet werken.

Tip 7: Geen should, alleen must

Bij het vullen van een takenlijst is er altijd de verleiding om er dingen op te zetten die je een keer zou willen doen of waarvan je vindt dat je die eigenlijk best wel zou moeten doen. Vooral de perfectionisten onder ons kunnen daar last van hebben.

Ik adviseer je om een aparte lijst aan te leggen voor dat soort dingen, ook wel bucket list genoemd. Houd je takenlijst gestroomlijnd door er alleen de taken op te zetten die je echt moet doen.

Hoe richt ik mijn takenlijst in?

Tip 8: Orden je takenlijst op een slimme manier

Begin niet met een willekeurige indeling, maar denk na over het doel van je takenlijst. De ordening van de lijst moet jou helpen om productiever te zijn. In plaats van je takenlist te ordenen naar categorieën, adviseert David Allen (bedenker van de Getting Things Done-methodiek)om te werken met zogenaamde “contexten”.

Een context is een situatie waarin je je bevindt. Een aantal contexten voor medici zijn:

• Op afdeling X
• De overdracht
• De visite
• Aan de telefoon
• Bij een computer

Het slimme van contexten is dat je je taken niet indeelt naar de plek waar ze veroorzaakt worden, maar op de plek waar je ze gaat oplossen. Zo zet je alle telefoontjes onder de context “Telefoon”. Alle zaken die je moet regelen tijdens de overdracht, zet je onder “Overdracht”. Enzovoort.

Daardoor hoef je niet steeds je hele takenlijst door te nemen, maar kijk je alleen naar de context waar je op dat moment bent.

Hoe kom ik toe aan mijn takenlijst?

Dit is de vraag die mij het meeste wordt gesteld als ik het werken met takenlijsten behandel. Hoe kun je ervoor zorgen dat je takenlijst niet blijft groeien en groeien, zodat je straks zit met een lijst vol met achterstallig onderhoud?

Tip 9: Gebruik “Actionable items”

De tip bestaat al langer, maar de term komt uit de methode van Getting Things Done. Met deze term wordt bedoeld dat je de items op je lijst formuleert in de vorm van uitvoerbare acties.

“Grote visite” is geen uitvoerbare actie. Er staat niet benoemd wat je nog moet doen.

“Op Pubmed zoeken naar symptomen van Lafora-body-disease” is er wel eentje.

Als je taken op je lijst gaat formuleren als uitvoerbare acties, zul je merken dat dit best lastig kan zijn. Dat is een teken dat je mogelijk nog niet genoeg hebt nagedacht over de eerste stap die nodig is om de taak aan te pakken.

Je loopt dan het risico dat deze taak blijft liggen zolang je voor jezelf niet verduidelijkt hoe je eraan moet beginnen. Door taken te formuleren als uitvoerbare acties dwing je jezelf om dit te helder te maken en werkt je takenlijst beter.

Tip 10: Eet eerst de kikker op

Dit is een nogal plastische manier om de regel te verwoorden die generaties kinderen hebben gehoord bij het eten: Eet eerst je groenten op, daarna de rest.

Voor time management betekent deze tip dat je eerst de taak gaat doen die je het meeste tegenstaat. Misschien denk je dat dit de meest tijdrovende taak is, maar dat hoeft lang niet altijd zo te zijn.

Een vervelende mail of een gesprek waar je geen zin in hebt kun je het beste zo snel mogelijk achter de rug hebben. Je maakt daarmee ruimte vrij in je hoofd en als de taak mee blijkt te vallen (in 95% van de gevallen) begin je de dag ook nog met een succes.

Begin de dag dus voortaan met een kikker en voor je het weet heb je een aantal hardnekkige taken van je lijst gewerkt.

Tip 11: Kies slimme momenten om op je lijst te kijken

Als je de to do list alleen ’s avonds bij de tv bekijkt, is de kans groot dat je nooit aan je taken toekomt en elke avond met een schuldgevoel zit. Kies dus slimme momenten om je lijst te bekijken.

Drie voorbeelden van zulke momenten zijn:

1. Het begin van je werkdag. Een van de beste tips om je werkdag productiever te beginnen is eerst naar je takenlijst te kijken en niet eerst naar je mail. Je weet dan wat je die dag wilt gaan doen en niet wat anderen willen dat je doet. Daarmee ben je proactief in plaats van reactief.
2. Het einde van de werkdag. Het is goed om een zogenaamd afrondritueel te hebben als je dag ten einde loopt. Je maakt de balans op en kijkt of er nog laatste klussen moeten worden gedaan voordat je de dag afrondt.
3. Momenten waarop je de juiste energie hebt voor je taken. Bij iedereen varieert het energieniveau in de loop van de dag en het is goed om van jezelf te weten wanneer je de juiste energie hebt om aan je lijst toe te komen. Dat is niet per se het moment waarop je de meeste energie hebt, die momenten wil je waarschijnlijk besteden aan de directe patiëntenzorg en aan ingewikkelde, omvangrijke klussen.

Tip 12: Kijk alleen naar de taken voor vandaag

Herken je dit? Als je een beetje gevulde takenlijst hebt, met wekelijks of maandelijks terugkerende taken, kan het nogal ontmoedigend zijn om steeds weer nieuwe items op je lijst te zien opdoemen, soms sneller dan je ze eraf krijgt.

Eén van de redenen waarom ik met een digitale takenlijst werk, is dat ik daarop kan instellen dat ik alleen de taken van vandaag wil zien.

Stop dus met kijken naar toekomstige taken en richt je eerst op de items van vandaag. Als die klaar zijn, ben je zelf ook klaar.

Tip 13: Maak een tada-lijst

Een tada-lijst is een lijst waarop je de dingen zet die je hebt gedaan. De naam komt van het geluid dat iemand maakt als hij iets presenteert: “Ta-daa!”

Het lijkt komische bedoeld, maar een tada-lijst kan echt helpen om gemotiveerd te blijven. Voor mensen die met papier werken is het de takenlijst met taken doorgestreept die afgewerkt zijn, voor de gebruikers van elektronische takenlijsten is het een kwestie van de juiste instelling selecteren.

Wat doe ik met hardnekkig items op mijn lijst?

Ondanks alle tips gebeurt het mij ook nog steeds dat ik hardnekkige items op mijn takenlijst heb staan, die ik van dag tot dag met me meesleep. Als je dit herkent, heb je je vast ook wel eens afgevraagd: Hoe kom ik van deze taken af?

Tip 14: Verdeel en heers

Een manier om met deze lastige taken om te gaan is “Verdeel en heers”. Het verdelen kun je op twee manieren aanpakken:

Verdeel de taak in subtaken die duidelijk, behapbaar en uitvoerbaar zijn. Zorg er vooral voor dat duidelijk is wat je precies moet doen, zoals beschreven in tip 9.

Kijk eens kritisch of er geen onderdelen van de taak zijn die je met anderen zou kunnen delen of die je zou kunnen delegeren. Oneigenlijk werk op je takenlijst kan heel hardnekkig zijn.

Tip 15: Actie!

De laatste tip is misschien wel de belangrijkste: Ga over tot actie!

Kies één tip en ga die vandaag in de praktijk brengen.

Doe er een tijdje ervaring mee op en kom later terug om de volgende tip te kiezen die je in de praktijk gaat brengen. Doe niet alles tegelijk, maar bouw je takenlijst op tot een nuttig en onmisbaar hulpmiddel.

Navigatie

Home › Time management › De ultieme takenlijst